Jak korzystać z najnowszych funkcji Office 2010? 10 porad dla każdego

Praca z programem to najlepszy sposób na poznanie jego narzędzi i odkrycie wszystkich nowości. Prezentujemy zestaw porad pokazujących, jak korzystać z najnowszych narzędzi oferowanych przez Office 2010.

Suchy opis nowych funkcji dowolnego programu nie zawsze pokazuje ich wszystkie możliwości. Aby sprawdzić, jak działają należy z nich skorzystać i wyrobić własne zdanie. Na rynek wchodzi właśnie najnowszy Office 2010. Czy warto go zainstalować? A może lepiej pozostać przy poprzednich wersjach?
Przygotowaliśmy zestaw wskazówek pokazujących, jak używać najnowszych narzędzi pakietu biurowego. Możesz je wypróbować na wersji testowej programów.

Pokazaliśmy już, co czeka cię po zainstalowaniu Worda.

Zapoznaj się teraz z możliwościami PowerPointa i funkcjami dotyczącymi całego pakietu biurowego.

W Office 200. podczas próby otwarcia dokumentu stworzonego w wersji 95 albo jeszcze starszej, na ekranie pojawiał się jedynie komunikat błędu, a plik nie chciał się otworzyć. Ograniczenie to zostało wprowadzone ze względów bezpieczeństwa. Najnowszy Office jest jednak bardziej elastyczny. Jeżeli chcesz możesz usunąć tę blokadę.

1. Otwórz na przykład Worda i przejdź na kartę Plik. Kliknij Opcje i sekcję Centrum zaufania. Wybierz przycisk Ustawienia Centrum zaufania.
2. Przejdź do kategorii Ustawienia blokowania plików. Usuń zaznaczenia w kolumnie Otwieranie obok formatów, które chcesz odblokować {o1}. Zaakceptuj zmiany. W podobny sposób usuwa się blokadę w Excelu.

Użytkownicy starszych wersji Office cenili sobie funkcję, która umożliwiała błyskawiczny dostęp do ostatnio otwieranych dokumentów. Wystarczyło najczęściej rozwinąć menu Plik i wybrać jeden z listy. Funkcja ta została rozbudowana, ale ukryta. Aby dostać się do dokumentów trzeba teraz wykonać więcej kroków. Na szczęście można to zmienić.

1. Kliknij kartę Plik i kategorię Ostatnio używane. W prawej części okna, u jego dołu zaznacz opcję Uzyskaj szybki dostęp do tej liczby... W pole obok wpisz liczbę dokumentów, jaka ma być wyświetlana na liście. Ostatnio otwierane pliki pojawią się od razu w menu Plik {o2}.
2. Przydatna funkcją jest możliwość tak zwanego przypięcia danego dokumentu do listy ostatnio otwieranych. Przypięty dokument będzie wyświetlany na nej zawsze bez względu na to, kiedy był edytowany. Aby to zrobić kliknij nazwę dokumentu w kolumnie Ostatnio używane dokumenty okna Ostatnio używane i wybierz polecenie Przypnij do listy. Co ciekawe do wykazu można dołączyć nie tylko pliki, ale również całe katalogi. Wybiera się je z kolumny Ostatnio używane miejsca.

Word, Excel oraz PowerPoint zostały wyposażone w funkcję odzyskiwania niezapisanych plików. Bazuje ona na automatycznym zapisie tworzonym przez każdy z tych programów. Poprzednie wersje Office kasowały kopie awaryjne po zamknięciu dokumentu, najnowsza przechowuje ostatnią. Aby z niej skorzystać przejdź na kartę Plik i kliknij polecenie Ostatnio używane. Wybierz polecenie Odzyskaj niezapisane dokumenty widoczne w prawym dolnym rogu okna. Wskaż plik kopii i kliknij Otwórz. Podobny efekt uzyskasz klikając kolejno Plik, Informacje, Zarządzaj wersjami i Odzyskaj niezapisane dokumenty.

Wstążka pojawiła się w Office 2007. W aktualnej wersji pakietu jest bardziej elastyczna. Producent umożliwił jej modyfikowanie i dostosowywanie do własnych potrzeb. Zmiana Wstążki w jednym programie pakietu nie ma wpływu na interfejs pozostałych aplikacji.

1. Otwórz jeden z programów i kliknij Wstążkę prawym przyciskiem myszy. Wybierz polecenie Dostosuj Wstążkę. Aby dodać kartę użyj przycisku Nowa karta. Automatycznie zostanie utworzona na karcie jedna grupa.
2. Zaznacz kartę i kliknij przycisk Zmień nazwę. Nadaj swojej karcie nazwę. W podobny sposób zmodyfikuj grupę. Jeżeli chcesz do karty dodać kolejne grupy użyj przycisku Dodaj grupę. Kolejność wyświetlania kart na Wstążce oraz grup na karcie zmienisz za pomocą przycisków strzałek umieszczonych z prawej strony okna.
3. Zaznacz jedną z grup a następnie w lewej części okna odszukaj polecenie, które chcesz na niej umieścić. Wykaz poleceń możesz zawęzić wybierając z listy powyżej odpowiedni filtr. Przydatny jest na przykład Polecenia, których nie ma na Wstążce. Aby przenieść polecenie na Wstążkę kliknij przycisk Dodaj>>, jeżeli chcesz je usunąć wybierz <

Wstążka, w przeciwieństwie do tradycyjnego menu zajmuje więcej miejsca na ekranie. Jeżeli chcesz je przeznaczyć na przykład na wyświetlanie wiadomości, dokumentu czy arkusza możesz ją zminimalizować {o4}. Poniższa porada działa we wszystkich programach Office 2010. Kliknij Wstążkę prawym przyciskiem myszy i wybierz polecenie Minimalizuj Wstążkę. Aby przywrócić jej wyświetlanie usuń zaznaczenie widoczne obok tego polecenia.

Office 201. umożliwia większa integrację z usługami online. Z dokumentów pakietu mogą korzystać sieciowe wersje aplikacji oferowane pod nazwą Office Webb Apps. Po zainstalowaniu programu na komputerze w zasobniku pojawia się dodatkowa ikona informująca o działającym narzędziu do synchronizacji plików pomiędzy środowiskiem lokalnym oraz internetowym. Jeżeli nie korzystasz z tej funkcji możesz ja wyłączyć. Kliknij ikonę prawym przyciskiem myszy i wybierz Ustawienia {o6}. Usuń zaznaczenie z opcji Wyświetl ikonę w obszarze powiadomień. Aby całkowicie zablokować uruchamianie narzędzia uruchom polecenie msconfig, przejdź na kartę Uruchamianie i usuń zaznaczenie przy Microsoft Office 2010.

Za pomocą najnowszego PowerPointa możesz umieszczać w prezentacji filmy bezpośredni z Internetu i odtwarzać je tak, jak w tradycyjnej przeglądarce. Dzięki temu można uatrakcyjnić i zilustrować pokaz na przykład materiałem z YouTube.

1. Przejdź do slajdu, na którym ma być umieszczony film. Kliknij kartę Wstawianie, wybierz polecenie Wideo w sekcji Multimedia oraz Wideo z witryny sieci Web.
2. Skopiuj z witryny i wklej do okna kreatora kod osadzania pliku wideo. Kliknij przycisk Wstaw. Rozmiar okna odtwarzania możesz zmieniać za pomocą myszy {o7}.

Wygodnym rozwiązaniem jest możliwość udostępniania prezentacji przez internet, w postaci strumienia wideo. Wystarczy wcześniej zarejestrować się na witrynie Microsoftu (musisz mieć identyfikator Live ID) i zaprosić uczestników do oglądania pokazu.

1. Otwórz kartę Plik i kliknij Zapisz i wyślij. Wybierz polecenie Emisja pokazu slajdów i przycisk Emisja pokazu slajdów {o8}. Kliknij Rozpocznij emisję.
2. Podaj swój identyfikator i wpisz hasło. Jeżeli zaznaczysz opcję Zarejestruj mnie automatycznie następnym razem, gdy będziesz chciał opublikować pokaz nie będziesz musiał się rejestrować.
3. Musisz teraz przekazać odbiorcom adres, pod którym dostępna jest prezentacja. Wybierz łącze Wyślij w wiadomości e-mail, by wysłać je pocztą bądź Kopiuj łącze, aby je skopiować i przekazać w inny sposób. Kliknij Rozpocznij pokaz slajdów, by uruchomić prezentację.

Wyświetlając prezentację na dużym ekranie często trzeba wskazywać pewne elementy. Przydaje się do tego wskaźnik. Jeżeli nie jest dostępny można zastąpić go myszą komputerową. Uruchom prezentację, wciśnij klawisz [CTRL] oraz lewy przycisk myszy. Na ekranie pojawi się niewielki czerwony punkt. Kolor wskaźnika definiuje się na karcie Pokaz slajdów po kliknięciu przycisku Przygotuj pokaz slajdów {o9}.

Animacje obiektów i przejścia pomiędzy slajdami dostępne były w poprzednich edycjach PowerPointa. Ich bibliotekę oraz sposób użycia i konfiguracji w najnowszej wersji programu rozbudowano jednak na tyle, że należy o nich wspomnieć.

1. Aby skorzystać z animacji obiektu wstaw go najpierw do prezentacji, a następnie na karcie Animacje kliknij strzałkę w grupie Animacja bądź przycisk Dodaj animację {o10}. Precyzyjne parametry efektu zdefiniujesz w sekcjach Animacja zaawansowana i Chronometraż.
2. Przejścia miedzy slajdami zostały umieszczone na karcie Przejścia. Wybiera się je w sekcji Przejścia do tego slajdu

więcej w serwisie PC World Komputer »