Czy naprawdę potrzebujesz MS Office?
Microsoft Office jest bez wątpienia oprogramowaniem bardzo popularnym i, w pewnym sensie, bardzo uzależniającym - wielu z nas korzysta z niego, choć tak naprawdę nie chcemy lub nie musimy ( dotyczy to przede wszystkim firm ). Na razie produkt koncernu z Redmond wciąż niepodzielnie króluje w swoim sektorze rynku, jednak powoli pojawiają się coraz ciekawsze rozwiązania alternatywne - zarówno w postaci całych pakietów aplikacji ( np. OpenOffice ), jak i serwisów internetowych oferujących podobne funkcje. Mimo to na razie nie obserwujemy masowej migracji firm na konkurencyjne oprogramowanie... Pojawia się pytanie: dlaczego? Może to już czas na pożegnanie się z MS Office?
Najnowsza edycja MS Office - oznaczona numerem 2007 - spotkała się ze wstrzemięźliwymi reakcjami. Zmiany w interfejsie wywołały pewne wątpliwości. Nowy pakiet Microsoftu został bowiem zoptymalizowany pod kątem Windows Visty, który nie przyjmuje się najlepiej...
Jednocześnie coraz więcej osób używa systemów Apple'a, a pracujący pod ich kontrolą Office jest krytykowany za to, że nie oferuje pełnej funkcjonalności oryginału. W tym samym czasie środowiska linuksowe mają nadzieję, że pojawienie się tanich komputerów i laptopów spowoduje większe zainteresowanie Linuksem, a to z kolei pomoże rozwijać opensource'owe oprogramowanie biurowe.
Wielu zwolenników alternatywnych rozwiązań zadaje dziś sobie pytanie, czemu firmy nie masowo nie "przesiadają" się na konkurencyjne dla MS Office produkty. Trzeba jednak pamiętać, że dla przedsiębiorstwa zmiana oprogramowania biurowego nie jest prostym procesem i nie sprowadza się do odinstalowania jednej aplikacji i zainstalowania w jej miejsce innej...
Konkurenci sprzed lat
Przed wielu laty, gdy pecety dopiero się rozpowszechniały, Microsoft Office miał kilku silnych konkurentów. Do dzisiaj jako komercyjny produkt przetrwał jedynie WordPerfect. Z kolei użytkownicy Maków mogą skorzystać z iWork, który dobrze sprawdza się w podstawowych zadaniach, ale jest bardziej zorientowany na przygotowanie dobrze wyglądających dokumentów, niż na pracę grupową w wielkich przedsiębiorstwach. Pojawiła się jednak nowa generacja konkurentów dla MS Office'a. Google Docs, Lotus Symphony, OpenOffice i Zoho idą w dwóch kierunkach: cloud computing i oprogramowanie opensource'owe. Światowy biznes chętnie korzysta z oprogramowania w modelu SaaS ( software as a service - oprogramowanie jako usługa ) w aplikacjach biznesowych - jednak na razie przedsiębiorstwa niechętnie używają opensource'owych czy oferowanych jako cloud pakietów biurowych, mimo iż zarówno ich funkcje jak i wygodny
interfejs, czynią z nich poważnego konkurenta dla pakietu Microsoftu.
Możliwe jest więc znalezienie alternatywnego oprogramowania. W jaki więc sposób zacząć z niego korzystać? Trzeba wziąć przy tym pod uwagę kilka czynników, a technologia jest tylko jednym z nich. Jeśli chcemy zastąpić rynkowego lidera którąś z alternatyw, musimy dobrze przemyśleć swoją decyzję i pamiętać o związanych z tym kosztach...
Koszty szkolenia
Firmy zastanawiające się nad alternatywą dla Office'a muszą wydać na zmiany sporo pieniędzy. Olbrzymią zaletą pakietu Microsoftu jest fakt, że bardzo dużo osób potrafi go obsługiwać. Przejścia na alternatywne oprogramowanie będzie wymagało przeprowadzenia szkoleń, szczególnie dla osób pracujących dużo w Excelu. Trzeba też pamiętać o kosztach przepisania makr Excela, dzięki którym powstają raporty dla zarządu firmy.
Z drugiej jednak strony nowy interfejs MS Office'a 2007 jest przez niektórych postrzegany jako szansa dla rozwiązań alternatywnych. Jest on tak bardzo różny od wersji wcześniejszych, że nauczenie użytkowników obsługi OpenOffice'a, z jego interfejsem podobnym do MS Office'a 2003, powinno być tańsze i łatwiejsze.
Na rynku znajdziemy wiele ofert szkoleń w obsłudze pakietu Microsoftu, jednak jest ich znacznie mniej odnośnie programów alternatywnych. Wynajmowanie kogoś, kto przeprowadzi szkolenia w siedzibie firmy, może być drogie, ma jednak tę zaletę, że można wówczas skupić się na specyficznym sposobie wykorzystywania pakietu przez nasze przedsiębiorstwo.
Wiele firm nie szkoli każdego nowego pracownika w obsłudze Worda czy Excela, ponieważ większość nowych potrafi już używać tych programów. Nie można tego powiedzieć o ich alternatywach. Jeśli koszty szkoleń są dla nas do zaakceptowania, musimy wziąć pod uwagę jeszcze inne problemy, a wśród nich oprogramowanie używane przez naszych partnerów, klientów i dostawców. Koszt kompatybilności
Na rynku istnieje wiele formatów zapisu dokumentów, a najpopularniejszym z nich jest .doc, używany przez Worda. Oczywiście istnieją inne formaty, jak .rtf, a wiele alternatyw dla microsoftowego pakietu potrafi otwierać i zapisywać dane w formatach Office'a. Jednak ich ponowne zapisanie w alternatywnym programie może nie być doskonałe i osoba, która będzie chciała otworzyć taki plik w MS Office będzie miała problemy. W biznesie, gdzie wymiana dokumentów odgrywa coraz ważniejszą rolę, może być to bardzo poważny problem.
Staje się on jeszcze większy, gdy próbujemy wymieniać dane pomiędzy arkuszem kalkulacyjnym a edytorem tekstu. Bardzo wiele biznesowych działów analiz i planowania używa Excela jako podstawowego programu do gromadzenia danych. Polegają one zarówno na Excelu jak i na makrach VBA. Oprogramowanie Zoho umożliwia na przykład importowanie plików Excela i tworzenie makr VBA, jednak interfejs użytkownika jest inny, a możliwość importowania stylów - ograniczona. Stąd też trudno na poziomie korporacyjnym zastąpić pakiet Microsoftu.
Koszty wsparcia
Wsparcie techniczne to już tradycyjnie poważna przeszkoda na drodze do zaadaptowania alternatywnych programów. Zoho i IBM prowadzą programy partnerskie, a w przypadku OpenOffice.org i Google Docs możemy skorzystać z rozbudowanych forum, na których znajdziemy niemal każde rozwiązanie. Żadna z alternatyw nie oferuje co prawda tak szerokiego wsparcia dla korporacji, jak Microsoft, jednak nie można powiedzieć, że tego wsparcia nie ma w ogóle.
Wsparcie techniczne staje się bardzo krytycznym punktem naszych rozważań w momencie, gdy firma chciałaby dać pracownikom możliwość wyboru tego oprogramowania, które najbardziej mu odpowiada. W takim wypadku osoby z działu IT muszą świetnie znać się na podstawowym pakiecie biurowym używanym w firmie ( zwykle jest to MS Office ) oraz na wszystkich innych, które wykorzystują pracownicy. Taka perspektywa, to koszmar dla menadżerów, którzy przy planowaniu szkoleń, wydatków i czasu pracy, muszą brać pod uwagę fakt, że ich podwładni ciągle będą musieli uczyć się obsługi nowych programów, by w razie potrzeby przyjść z pomocą użytkownikom. Menadżerowie mogą uznać, że związane z tym koszty są nie do zaakceptowania, więc szukanie alternatyw dla MS Office'a jest nieopłacalne. Warto rozważyć alternatywy
Z czterech głównych alternatyw dla pakietu z Redmond, trzy mogą być bez większego problemu wykorzystane przez pracowników w firmie. Czwarty, Google Docs, nie wydaje się jeszcze przygotowany dla biznesu. Sprawdzi się w pojedynczych projektach czy jako okazjonalnie używany program, ale ma zbyt ograniczoną funkcjonalność, by można go było używać na co dzień. Istnieje co prawda olbrzymia liczba narzędzi do publikowania danych w Google Docs, jednak brakuje im niektórych podstawowych funkcji edytora tekstu czy arkusza kalkulacyjnego.
Zarówno OpenOffice jak i Zoho mogą być dobrymi alternatywami w wielu firmach. OpenOffice jest używany na licznych stacjach roboczych, a Zoho to skierowana dla małych przedsiębiorstw oferta na rozwijającym się rynku cloud-computing. Żaden z tych programów nie oferuje tak wielu opcji jak MS Office i żaden nie zapisuje idealnie formatów Microsoftu, jednak korzyści jakie oferują - niezależność od platformy i możliwość bezpłatnego korzystania z nich - są warte rozważenia.
Lotus Symphony to kolejna oferta. W jego skład wchodzą trzy dobrze zaprojektowane aplikacje, jednak jako pakiet nie oferuje on tak dobrych rozwiązań jak Zoho czy OpenOffice. Nie znajdziemy w nim bowiem ani bazy danych, ani narzędzi do komunikacji i pracy grupowej. Jeśli jednak nie są nam one potrzebne, to możemy skorzystać ze świetnego edytora tekstu, arkusza kalkulacyjnego i programu do prezentacji. Warto zwrócić uwagę szczególnie na Symphony Write, które, dzięki możliwości tworzenia dużych rozbudowanych dokumentów, może stać się liczącym się graczem na rynku.
Zarówno użytkownicy indywidualni jak i małe firmy mogą wybierać spośród kilku ofert na rynku pakietów biurowych. Szczególnie OpenOffice i Zoho to propozycje, które warto rozważyć.
Jednak dla dużych organizacji rezygnacja z Microsoft Office'a, ze względu na jego popularność i dużą bazę użytkowników, będzie trudna. Z drugiej jednak strony wspomniane zmiany w interfejsie MS Office 2007, rozwój rynku i kolejne propozycje konkurencji mogą spowodować, że rozważenie zmiany oprogramowania biurowego być może stanie się opłacalne.
_ Opracowano na podstawie artykułu "Can you really live without Microsoft Office?" Curtisa Franklina Jr., dziennikarza magazynu InfoWorld. _
