Oszczędź nawet kilka tysięcy zł: darmowe programy zamiast oryginałów
Organizacja pracy w przedsiębiorstwie nie musi się od razu wiązać z wydatkami na oprogramowanie. Dostępnych jest wiele aplikacji, które zrealizują każde zadanie zupełnie za darmo i nie gorzej od swoich komercyjnych odpowiedników
Prowadzenie firmy i korzystanie z oprogramowania w biurze nie pozwala na taką elastyczność, jak praca na komputerze w domu. Użytkownicy są ściśle ograniczeni licencjami, często nie wolno im korzystać z narzędzi, które są bezpłatne dla zastosowań niekomercyjnych i potrzebują gwarancji niezawodności aplikacji.
Wydawałoby się, że regularne aktualizacje czy dostępność pomocy w razie kłopotów stawiają w pierwszy rzędzie narzędzia komercyjne tymczasem rynek oferuje sporo bezpłatnych, równie funkcjonalnych i niezawodnych a internetowa społeczność użytkowników zapewnia szybką i skuteczną pomoc.
Aplikacje biurowe
Zwykle najważniejszym zestawem programów dla pracowników jest pakiet biurowy. Nie mogą się oni obejść bez edytora tekstu, bardzo często korzystają z arkusza kalkulacyjnego i aplikacji do tworzenia prezentacji. Standardy w tej dziedzinie wyznacza Microsoft Office. Jeżeli konkurencyjne oprogramowanie ma zająć jego miejsce powinno być z nim w pełni zgodne. Ten ostatni warunek nie zawsze jest spełniony.
Najpopularniejszym, bezpłatnym rywalem MS Office jest OpenOffice.org. Działa w wielu środowiskach, oferuje polska wersję językową, polskie słowniki (ortograficzny i synonimów), narzędzia do korekty gramatycznej. Ma odpowiedniki wszystkich najważniejszych programów Microsoftu. Write funkcjonuje zamiast Worda, Calc jest w zastępstwie Excela, Impress przeznaczono do tworzenia prezentacji a Base do obsługi baz danych. Niewielkie problemy mogą pojawić się podczas otwierania rozbudowanych plików Office, zwłaszcza arkuszy z zaawansowanym formatowaniem oraz oczywiście dokumentów z makrami. Przydałoby się też odświeżyć nieco interfejs.
Mało znanym pakietem biurowym jest Lotus Symphony. Składa się jedynie z edytora, arkusza kalkulacyjnego i programu do prezentacji. Jego funkcjonalność można za to rozszerzać za pomocą wtyczek. Użytkownicy domowi mogą także skorzystać z EasyOffice - pakietu biurowego uzupełnionego o moduły archiwizacji danych, kontaktów, kalendarza czy lektora. Jeżeli nie interesuje cię rozbudowany zestaw aplikacji zainstaluj zamienniki poszczególnych programów. Edytor AbiWord z powodzeniem wystarczy do stworzenia nawet zaawansowanego dokumentu. Rozpoznaje ponadto formaty MS Office i OpenOffice.org. Podobnie polskojęzyczny Gnumeric, który w założeniu autorów projektowany jest jako najlepszy, dostępny na rynku arkusz kalkulacyjny, oferujący funkcje niedostępne nawet w Excelu.
Komercyjne środowiska DTP jak Adobe Indesign, QuarkXPress czy znacznie uboższy MS Publisher także mają swoje bezpłatne odpowiedniki. Nie skorzysta z nich zapewne żadne duże wydawnictwo ale w zupełności wystarczą do tworzenia mniejszych publikacji. Dla przykładu w PagePlus SE zaprojektujesz wizytówki, zaproszenia, kalendarze, kartki pocztowe czy ulotki reklamowe. Atutem aplikacji są wbudowane szablony oraz możliwość pobrania kolejnych z obszernej bazy internetowej.
Mankamentem, brak możliwości zapisu w wersji bezpłatnej do formatu PDF. Minusów tych pozbawiony jest bardziej rozbudowany, polskojęzyczny Scribus. Obsługuje PDFy, pliki EPS i PS, standardy RGB i CMYK. Sprawdzi się podczas składu biuletynów, gazetek bądź książek.
Inaczej skonstruowana jest oferta narzędzi do zarządzania projektami. Rozbudowanych aplikacji jest dużo ale praktycznie wszystkie działają na zasadzie środowisk webowych. Ich instalacja, konfiguracja i zarządzanie wymaga większych umiejętności, wiedzy, czasu oraz dodatkowego oprogramowania ale są bardziej elastyczne i oferują szersze możliwości niż programy stacjonarne. Można z nich korzystać zarówno na pojedynczym komputerze, w sieci lokalnej jak również przez Internet. Przeznaczone są do prowadzenia niewielkich jak i bardzo rozbudowanych projektów, zarządzania czasem i zasobami oraz pracą wielu osób. Wśród najpopularniejszych warto wymienić Project.net, project-Open, Endeavour Software Project Management, eGroupWare czy dotProject. Bezpłatne aplikacje działające w środowisku Windows to na przykład
GanttProject bądź prosta ToDoList. Do prowadzenia firmy
Oferta rynkowa komercyjnych programów magazynowych, księgowych czy kadrowo płacowych jest bardzo szeroka. Na jej tle aplikacje bezpłatne wypadają bardzo mizernie. Jest ich niewiele i często mają różne ograniczenia funkcjonalne. Popularnością cieszy się Faktura 1! i jej bardziej rozbudowana wersja Faktura 1! Plus (dawniej Faktura Express). Ten przeznaczony do fakturowania program rozbudowany został o zestawienia sprzedaży, mechanizmy kontroli należności i zobowiązań, współpracę z drukarkami fiskalnymi czy raporty kasowe. Wystawianie faktur zakupu, sprzedaży czy proforma umożliwia także program FIT Faktura. Pozwala prowadzić ewidencję VAT, kartoteki, współpracuje z drukarkami fiskalnymi, umożliwia generowanie różnych zestawień i raportów. Ma także wbudowane podstawowe funkcje CRM.
Wystawianie dokumentów sprzedaży to domena EuroFirmy Start. Ta prosta aplikacja pozwala kontrolować kartoteki towarów i usług czy kontrahentów.
Jeżeli ktoś poszukuje podatkowej księgi przychodów i rozchodów może skorzystać z Księgi Expres. Umożliwia ona ewidencję i księgowanie, oferuje różne widoki i zbiorcze zestawienia. W porównaniu do wersji płatnej pozbawiona została na przykład zestawień narastających, ewidencji wyposażenia czy ryczałtu.
Większość funkcji integruje VATowiec. Oferuje funkcje magazynowe, finansowe i księgowe. Obsługuje wiele firm, co czyni go ciekawą propozycją dla biur rachunkowych. Można go wykorzystać przy prowadzeniu różnych form działalności. Jest wielowalutowy, ma wbudowane funkcje CRM, pozwala generować wiele różnych raportów i tworzyć symulacje. Za jego pomocą poprowadzisz kadry i płace. Współpracuje bez problemu z Płatnikiem. Jeżeli natomiast nie potrzebujesz tak rozbudowanego narzędzia i interesuje cię jedynie moduł kadrowo-płacowy skorzystaj z aplikacji Kadrowiec tego samego autora.
Narzędzia pomocnicze
W każdym przedsiębiorstwie wykorzystywana jest również grupa aplikacji dodatkowych. Te często niepozorne, niewielkie programy ułatwiają lub wręcz umożliwiają wykonywanie niektórych zadań. Wśród nich są menadżery plików, archiwizatory, generatory PDFów czy organizery osobiste.
Żadna firma nie obejdzie się bez archiwizatora. Regularnie wykorzystywanym do rozpakowywania plików programem jest na przykład WinRAR. Wiele osób zapomina jednak, że nie jest to narzędzie bezpłatne. Zamiast niego można zainstalować 7zip. Jest po polsku i charakteryzuje się wysokim stopniem kompresji danych (pod warunkiem korzystania z dedykowanego formatu). Obsługuje wszystkie najpopularniejsze formaty obecne na rynku. Nie stanowią dla niego kłopotu pliki RAR, ZIP, ARJ, CAB czy ISO, potrafi szyfrować dane i zabezpieczać je hasłem. Tworzy archiwa samorozpakowujące się. 7zip to także rozbudowany menadżer plików. Innym bezpłatnym archiwizatorem jest ZipGenius. Skorzystają z niego użytkownicy, którym nie podoba się ascetyczny interfejs 7zipa. Uznanie zdobywa też IZArc. Oferuje wygodny i przejrzysty
interfejs i obsługuje długą listę różnych typów plików stając się jednym z najbardziej wszechstronnych archiwizatorów na rynku.
Praca z dużą liczbą danych wymaga wygodnego menadżera plików. Nie wszystkim odpowiada systemowy Eksplorator Windows a popularny Total Commander nie jest bezpłatny. Dostępne są jednak jego dobre odpowiedniki. Godny polecenia jest polski FreeCommander. Ma wbudowana niszczarkę plików, potrafi dzielić duże dane na mniejsze fragmenty, umożliwia przeglądanie grafiki i generowanie miniatur. Inne narzędzia tego typu to na przykład Alt Commander, Unreal Commander czy Gekko Commander.
Niezbędny w wielu firmach i urzędach jest generator plików PDF. W formacie tym publikowane są na przykład oferty, ogłoszenia o przetargach, różne specyfikacje. Aby zapisać dowolny plik jako PDF wystarczy zainstalować PDFCreator. To chyba najpopularniejsze narzędzie tego typu. Działa jak wirtualna drukarka zainstalowana w systemie. Na podobnej zasadzie funkcjonuje Cute PDF Writer. Jeżeli chcesz natomiast stworzyć samodzielnie firmową wizytówkę, naklejkę, etykietę czy kartę informacyjną zainstaluj DesignPro 5. To rozbudowana aplikacja autorstwa firmy produkującej papierowe etykiety. Ma wbudowana bibliotekę klipartów i szablonów. Obsługuje nawet kody kreskowe i potrafi pobierać dane z różnych baz.
Aby zapanować nad wszystkimi zadaniami, spotkaniami i dobrze zorganizować swój czas potrzebny jest organizer osobisty (PIM). Jeżeli nie masz pakietu Office i Outlooka możesz skorzystać z ciekawej alternatywy w postaci UVC Basic Edition. Umożliwia synchronizację kalendarza i kontaktów z programem Microsoftu i z urządzeniami przenośnymi. Funkcjonuje też jako klient pocztowy. Bezpłatny na użytek domowy jest natomiast Draco Organizer.
