Czas powrotów. Najważniejsze to dobrze zaprojektować przestrzeń biurową

Powrót do biura to dobra okazja na przearanżowanie siedziby firmy. Wielu przedsiębiorców popełnia jednak błąd, wprowadzając zmiany bez analizy rzeczywistych potrzeb. W najlepszym razie nieprzemyślane decyzje okażą się niepotrzebnym wydatkiem. W najgorszym – zmiany mogą wpłynąć na wydajność oraz wyniki firmy.

Wydajność i dobre samopoczucie pracowników można zwiększyć dzięki odpowiednim informacjom na temat danej organizacji i przemyślanym decyzjom aranżacyjnym.

Co więcej, można zmniejszyć liczbę biurek nawet o 30% poprzez połączenie ich współdzielenia z pracą z domu.

Można także stworzyć ponad 60 rodzajów nowych przestrzeni – od sal konferencyjnych i pomieszczeń do pracy w skupieniu, po strefy odpoczynku dostosowane do nowej rzeczywistości – bez ingerowania w konstrukcję budynku i przy minimalnych nakładach finansowych.

Aby jednak tak się stało, trzeba znać swoich pracowników i ich pracę. I chociaż dokładna analiza sytuacji to proces wieloetapowy, można sobie zadać kilka pytań, które pomogą zacząć planować przebudowę biura.

Nawet takie drobiazgi jak odpowiedni monitor czy mysz komputerowa mogą wpływać na wydajność. Aby pracować wydajnie, pracownicy potrzebują zoptymalizowanego środowiska pracy – narzędzi dostosowanych do zadań, jakie wykonują. Co więcej, z badania przeprowadzonego już w 2014 roku przez Heller-Ono wynika, że inwestycje w ergonomię mogą zwrócić się aż dziesięciokrotnie.

Innym przykładem jest wykorzystanie przestrzeni. Chociaż biuro powinno pełnić funkcję ośrodka współpracy, czasem ciężko jest zapanować nad tym, jak i kiedy pracownicy z niego korzystają. System Desk Booking z pakietu HB Reavis Symbiosy ułatwia szybką rezerwację biurka w pobliżu współpracowników na danym projekcie.

Powrót do biura daje nadzieję, że wydajność wzrośnie dzięki lepszej komunikacji. Nie wystarczy jednak po prostu zebrać wszystkich pracowników w jednym budynku.

Konsultanci biurowi Origameo pomagają znaleźć odpowiedni rodzaj przestrzeni do współpracy w biurze w postaci tzw. "agile rooms". Tego rodzaju rozwiązanie mogą zastosować na przykład firmy z branż, w których realizowane są złożone projekty, które wymagają zwiększonych interakcji między pracownikami, umożliwiającego współpracę między przedstawicielami różnych zawodów.

Z podobnych względów podstawą każdego biura są sale konferencyjne. Aby jednak umożliwić pracownikom wymianę pomysłów, trzeba się zastanowić, jak ogólny układ biura je ułatwia.

Dobrym rozwiązaniem może być na przykład układ otwarty lub tzw. hot deski. Inną możliwością jest wprowadzenie w biurze nowych narzędzi do współpracy przez Internet, takich jak połączenie audio i wideo, tablice cyfrowe itp.

Zdrowsi pracownicy lepiej realizują misję firmy i pracują wydajniej. O ile tworzenie zdrowego i bezpiecznego miejsca pracy to często jasno określony proces, zadbanie o samopoczucie wymaga znacznie większej wiedzy. Wymaga dogłębnej analizy elementów, których pracownikom brakowało w czasie pracy zdalnej.

Chociaż opinie bywają różne, dla wielu pracowników takim elementem było poczucie wspólnoty, jakie daje biuro. To z kolei ma bardzo wyraźny wpływ na rezultaty firmy.

Firmy działające z poczuciem misji osiągają wyniki lepsze od konkurentów nawet o ponad 40%. Kształtowanie poczucia wspólnoty wymaga odpowiedniego rodzaju przestrzeni, zwłaszcza specjalnego zaplecza socjalnego. Może to być na przykład wydzielona strefa wypoczynku, w której pracownicy mogliby wspólnie spędzać czas w przerwach od pracy.

Firmy nie zrezygnują całkowicie z hybrydowego modelu pracy. Nie ulega jednak wątpliwości, że pewne zadania lepiej wykonuje się w biurze. Aby pracownicy byli wydajni, trzeba przede wszystkim zadbać o właściwą równowagę, planując przyszłe warunki pracy.

Należy również ułatwić pracę hybrydową z biura. W tym celu nieodzowne okazują się rozwiązania najmu biurowego typu flexi-lease, na przykład Qubes. Tego rodzaju umowy umożliwiają ciągłe dostosowywanie rozmiaru i charakterystyki biura w zależności od liczby osób pracujących na miejscu.

Uzyskanie odpowiedzi na wszystkie powyższe pytania przed przebudową biura lub wyborem nowego może wydawać się trudne. Jednak w szybkim i skutecznym zdobyciu potrzebnych informacji i podjęciu decyzji pomogą odpowiedni konsultanci biurowi.