Bezpieczeństwo w cenie biletu. Nigdy nie zgubisz żadnego pliku

Microsoft 365 to dawne Office 365. Firma doszła jakiś czas temu do wniosku, że słowo Office nie oddaje w pełni tego, co oferuje swoim użytkownikom. Wniosek ze wszech miar zasadny, jeśli popatrzymy na to, jakie możliwości daje subskrypcja tej usługi nie tylko w zakresie tworzenia i edycji różnych dokumentów, ale też – bezpieczeństwa.

Swoistym "centrum" Microsoft 365 jest OneDrive, który można skrótowo opisać jako dysk w chmurze, ale tak naprawdę jest czymś znacznie bardziej funkcjonalnym niż "magazyn na pliki". Jest efektywnym zabezpieczeniem danych, których utrata jest znacznie bardziej bolesna – i często kosztowna – niż zgubienie czy awaria komputera lub smartfona. Tak –smartfona, bo OneDrive chroni też np. zdjęcia zrobione smartfonem czy tabletem.

Z OneDrive spotkali się wszyscy, którzy na swoich komputerach mają Windows 10. Ta usługa w wersji darmowej jest domyślnym składnikiem systemu. Po zalogowaniu się kontem Microsoft (utworzonym np. przy startowej konfiguracji systemu) mamy dostęp do zapisanych w OneDrive plików na urządzeniach mobilnych i przez przeglądarkę internetową.

W systemie OneDrive jest widoczny jako folder w Eksploratorze Plików. Wszystko, co wrzucimy do tego folderu, automatycznie jest synchronizowane z chmurą. Możemy dodatkowo określić, czy chcemy, żeby pliki z OneDrive były przechowywane tylko w chmurze, czy też lokalnie – to pierwsze pozwala na zaoszczędzenie miejsca na lokalnym twardym dysku, które w sprzedawanych dziś komputerach często mają niewielkie rozmiary.

Na komputerach z Windowsem backupowane automatycznie mogą być również pliki na pulpicie oraz w folderach Dokumenty i Obrazy, czyli miejsca, gdzie najczęściej lądują istotne dane.

Jednak, żeby skorzystać z tej możliwości, konieczne jest wykupienie większej ilości miejsca na OneDrive, bo wersja darmowa to tylko 5 GB. Można ją powiększyć aż do 1 TB, wykupując subskrypcję Microsoft 365, która daje dostęp do wszystkich aplikacji Microsoftu, w tym: Worda, Excela, PowerPointa, Skype, Outlooka oraz Teamsów, które ostatnio zostały udostępnione również dla użytkowników domowych, dzięki czemu popularne w biznesie i edukacji narzędzie pozwala obecnie na wygodną komunikację np. podczas zdalnych spotkań w rodzinnym gronie. To grono może liczyć nawet kilkaset osób!

Ważnym zabezpieczeniem naszej pracy jest też możliwość przywrócenia usuniętego pliku. Wystarczy wejść na OneDrive przez przeglądarkę internetową i wybrać kosz. Znajdziemy tam listę ostatnio usuniętych plików. Możemy je przywrócić jednym kliknięciem.

Wreszcie – najbardziej chyba przydatna funkcja, z której można skorzystać, jeśli zostało uszkodzonych, skasowanych czy zmienionych więcej plików.

Można przywrócić stan OneDrive z dowolnego dnia z 30 dni wstecz. Po zalogowaniu się przez przeglądarkę wybieramy tylko czas, do jakiego chcemy wrócić. Po chwili mamy dostęp do wszystkich plików aktualnych na ten dzień.

To funkcja nie do przecenienia w szczególnie krytycznych sytuacjach, kiedy na dysku mamy pamiątkowe zdjęcia, ważne pliki z pracy, dokumenty. Można również wrócić do historycznych wersji dokumentów Office, na wypadek np. dokonania przypadkowych zmian lub gdy okazuje się, że trzeba cofnąć się kilka kroków w swojej pracy.

OneDrive nie jest więc tylko przechowalnią plików, chociaż już jego podstawowa funkcja "magazynu plików" sprawia, że są one bezpieczne – w razie utraty sprzętu czy np. ataku hackerskiego, który zablokuje dostęp do danych – można dostać się do nich z innego urządzenia. Wystarczy zalogować się na swoje konto Microsoft 365.

Ale usługa ta daje jeszcze jedno dodatkowe zabezpieczenie – folder zwany Magazynem Osobistym. Można się do niego dostać wyłącznie po dodatkowej weryfikacji. Może to być numer PIN lub kod wysłany w wiadomości e-mail lub SMS. Urządzenia dające możliwość weryfikacji biometrycznej wykorzystają w tym przypadku skan twarzy lub odcisk palca. Dodatkowo pliki przechowywane w Magazynie są szyfrowane. Jeśli masz więc w komputerze piki wrażliwe, jak np. poufne dane finansowe lub cenne informacje osobiste, Magazyn Osobisty to dobry sposób na ich przechowywanie i zabezpieczenie

Niezbyt znanym, ale bardzo przydatnym sposobem zabezpieczenia zdjęć ze smartfona przed ich utratą (np. razem ze zgubionym urządzeniem) jest aplikacja OneDrive i jej funkcja automatycznego wysyłania fotografii i nagranych klipów wideo do chmury. Po zainstalowaniu i konfiguracji aplikacji pliki te, poza zapisaniem w pamięci urządzenia, stają się dostępne w folderze Obrazy na OneDrive.

Dzięki temu są chronione, ale też mamy możliwość niemal natychmiastowej edycji np. w programie graficznym na komputerze, bez konieczności wysyłania plików e-mailem lub udostępniania samemu sobie za pomocą różnych narzędzi.

W kwestii bezpieczeństwa istotne jest nie tylko przechowywanie danych, ale i to, co dostajemy na swoją skrzynkę pocztową i co z niej wysyłamy.

Subskrybenci Microsoft 365 Personal i Family mają możliwość korzystania z poczty Outlook.com, która zawiera funkcję szyfrowania. Wystarczy wybrać odpowiednią opcję z menu, aby zaszyfrować wiadomość (to pierwsza możliwość) lub zaszyfrować wiadomość i uniemożliwić przesłanie jej dalej przez adresata (to druga możliwość).

Jeśli odbiorca korzysta z usługi Microsoft 365 lub Outlook.com (i ma adres e-mail w tej usłudze), może odczytywać zaszyfrowane wiadomości tak samo jak wszystkie inne.

Jeśli natomiast korzysta z usług innych dostawców poczty – dostanie e-maila z instrukcją, jak odczytać zaszyfrowaną wiadomość.

W ramach tego rozwiązania szyfrowane są również wszystkie załączniki wiadomości, co jest szczególnie ważne, gdy w e-mailu są dołączone skany umów, dokumentów itd.

Pozostaje pytanie o to, kto ma dostęp do naszych danych zapisanych w chmurze danych? Microsoft jest pod tym względem bardzo skrupulatny – działa w oparciu nie tylko o RODO, ale też o wdrożoną normę ISO-IEC 27018, która jest pierwszym międzynarodowym kodeksem praktyk w zakresie zarządzania danymi osobowymi w chmurze obliczeniowej.

Dane użytkowników należą tylko do nich, a Microsoft jest jedynie dostawcą usługi ich przechowywania. Trochę przypomina to konto w banku – pieniądze są własnością klienta, a bank jest jedynie dostawcą usługi ich przechowywania.

Warto tu dodać, że chmura Microsoftu działa również w oparciu o georeplikację, czyli przechowywanie kopii w dwóch różnych miejscach, na wypadek np. klęski żywiołowej czy pożaru. Nie ma więc obaw, że OneDrive ulegnie awarii i stracimy pliki.

Microsoft 365 to niewielki wydatek, porównywalny z subskrypcjami np. serwisów streamingowych muzycznych czy video.

Za 299.99 zł rocznie można wykupić licencję Personal, w której jeden użytkownik może korzystać ze wszystkich usług i aplikacji aż na 5 urządzeniach (w dowolnej konfiguracji na komputerze, tablecie, smartfonie) i ma do dyspozycji 1 TB powierzchni dysku OneDrive.

Jeszcze bardziej opłacalną opcją jest licencja Family – za 429,99 zł rocznie z usługi może korzystać aż 6 osób. Każda ma swoje konto i własną powierzchnię 1 TB OneDrive, czyli łącznie 6 TB!

To około 6 zł średnio miesięcznie na użytkownika, czyli mniej niż dwa najtańsze bilety komunikacji miejskiej w stolicy. Koszt zdecydowanie niewielki w stosunku do możliwości Microsoft 365.