Digitalizacja: Transformacja cyfrowa dla przyszłości biznesu

Digitalizacja dokumentów w świecie przepełnionym technologią i internetem nie powinna nikogo dziwić, zwłaszcza w biznesie. Trudno bowiem wyobrazić sobie firmę, która w XXI wieku oferuje klientom dostęp jedynie do papierowych dokumentów czy zdjęć, nie proponując nawet wystawienia e-faktury lub cyfrowej kopii zawartej umowy do przesłania pocztą e-mail.

By utrzymać się na rynku i oferować konkurencyjne rozwiązania, trzeba więc skupić się na rozwoju firmy w świecie cyfrowym. Co ważne, dotychczasowe dokumenty nie muszą pozostać aktywne wyłącznie w formie papierowej. Stosując skanery można je łatwo zdigitalizować i przenieść na dyski komputerów, co pomoże nie tylko łatwiej przechowywać je i katalogować, ale także skuteczniej chronić przed potencjalnym zgubieniem, dzięki zastosowaniu kopii zapasowej.

Digitalizacja może być rozumiana dwojako. Z jednej strony mowa o procesie zamiany istniejących już dokumentów, umów czy faktur na cyfrowe odpowiedniki, co trzeba zrealizować ręcznie, ale z drugiej digitalizację można też rozumieć jako transformację w biznesie i odświeżenie podejścia do generowania nowych plików. Zamiast przedstawiać nowemu pracownikowi papierowy formularz do wypełnienia danych osobowych, można zaproponować uzupełnienie jego elektronicznego odpowiednika.

Dalsza część artykułu pod materiałem wideo

Oszczędzimy przy tym papier, a przy okazji dane wprowadzone w ten sposób będzie można od razu szybciej skatalogować. Digitalizacja przekłada się więc na wydajność i w dłuższej perspektywie – ochronę środowiska. Co ważne, digitalizacja to także znacznie uproszczony obieg wszystkich danych i wytworzonych w ten sposób cyfrowych dokumentów. Podpisana przed klienta umowa na tablecie może zawierać interaktywne formularze, co ułatwia proces kontraktowania nowych zleceń.

Dokument w formie cyfrowej może trafić nie tylko do samego klienta, ale także systemów w firmie, które automatycznie wyciągną z dokumentu właściwe dane, stworzą jego kopię zapasową w serwerowni, a nawet wyślą w spakowanej formie do archiwum, którego serwery mogą znajdować się w innym budynku czy mieście. W ciągu kilku chwil automatyka może więc zadbać zarówno o wygodę klienta, jak i bezpieczeństwo danych po stronie przedsiębiorcy, który nie musi dbać o papierową wersję umowy, którą w skrajnej sytuacji można najzwyczajniej w świecie zgubić.

Digitalizacja to także otwarcie drogi do rozwoju biznesu na różnych frontach. Zależnie od branży, możliwość cyfrowego generowania nowych dokumentów – w tym podczas podróży, czy wręcz w siedzibach kontrahentów – może pomóc pozyskać nowe środki do dalszego rozwoju i zachęcić potencjalnych inwestorów do zainteresowania się danym biznesem. Sprzedawca będący w stanie zaproponować sporządzenie umowy czy zamówienia na miejscu, posługujący się przy tym komputerem lub tabletem, będzie dziś niewątpliwie lepiej postrzegany, niż osoba proponująca dalszy kontakt w innym terminie, kiedy wydrukuje już papierowe zamówienie w firmie.

Dzięki digitalizacji można też rozważyć dalsze optymalizowanie działań swoich pracowników. Widząc statystyki związane z generowaniem nowych dokumentów czy dotyczące obsługi klienta, łatwiej wyciągnąć wnioski związane z wydajnością pracy danej osoby czy działu i rozważyć wdrożenie usprawnień, które mogą przełożyć się na wydajniejszą pracę w przyszłości, co oczywiście prowadzi do zwiększenia zysków. Bez digitalizacji dokumentów w praktyce nie byłoby to możliwe – trudno bowiem jednoznacznie analizować czas tworzenia czy uzupełniania papierowego dokumentu, zwłaszcza gdy ciągłość takiego działania może zaburzyć wiele czynników. Cyfrowy dokument można zaś "śledzić" dużo dokładniej i wykorzystać zebrane dane do dalszego rozwoju firmy.

Jak widać, digitalizacja ma w zasadzie tylko pozytywne strony. Jeśli w firmie dotychczas nie wdrożono cyfrowego obiegu dokumentów, warto pomyśleć o tym jak najszybciej. Mimo, że pierwsze tygodnie czy miesiące mogą być wyzwaniem dla pracowników (zwłaszcza w kontekście digitalizacji dotychczasowych umów lub faktur), w przyszłości wszyscy zyskają na czasie, a klienci będą coraz bardziej zadowoleni ze sprawnej obsługi, a jak wiadomo – czas to pieniądz.

Digitalizacja to bez wątpienia przyszłość każdego biznesu. Rozważając, czy warto zdecydować się na cyfrowy obieg dokumentów, należy pamiętać o najważniejszych zaletach tego rozwiązania:

• Większe bezpieczeństwo danych, dzięki możliwości automatyzacji kopii zapasowych i szybsze przesyłanie informacji do systemów w firmie,
• Płynna obsługa klienta "w terenie", bez konieczności przekładania spotkań z uwagi na wprowadzane zmiany w papierowej dokumentacji,
• Sprostanie oczekiwaniom klientów, którzy spodziewają się możliwości otrzymania cyfrowej wersji umowy oraz faktury na pocztę e-mail,
• Łatwiejsze katalogowanie danych i docieranie do specyficznych informacji dzięki wyszukiwarkom, co jest znacznie szybsze od wertowania stosu dokumentów,
• Sprawniejsze korygowanie umów i faktur,
• Oszczędność przestrzeni biurowej – dane na serwerach zajmują fizycznie znacznie mniej miejsca, niż kolejne półki z dokumentami.