Jak utrzymać porządek w skrzynce pocztowej? Poradnik

Jeśli pracujecie w biurze, z całą pewnością macie służbowego e-maila. I dostajecie na niego mnóstwo wiadomości. A jeśli nie macie służbowej skrzynki poczty elektronicznej, to zapewne posiadacie prywatne konto. I otrzymujecie na nie nie tylko korespondencję od rodziny czy znajomych, ale też inne wiadomości, takie jak newslettery, spam czy powiadomienia z serwisów pocztowych. Jak nad tym wszystkim zapanować i utrzymać kontrolę nad wciąż puchnącą skrzynką? Oto kilka sprawdzonych sposobów.

Większość skrzynek e-mail pozwala na segregowanie poczty. W ten sposób można łatwo utrzymywać porządek w korespondencji. Wystarczy stworzyć specjalne foldery i oznaczyć je, według swoich potrzeb. Mogą to być: Rodzina, Znajomi, Do zrobienia, Wakacje, Zakupy. Podróże, itd. W ustawieniach konta należy następnie ustalić reguły, które określą zasady zarządzania e-mailami. Dzięki temu wiadomości od konkretnych osób czy firm, będą kierowane do odpowiednich folderów. W ten sposób pierwszy krok mamy za sobą - poczta jest posegregowana.

Nie zawsze mamy czas albo warunki, żeby zareagować na kolejne piknięcie programu pocztowego. Ale jeśli to tylko możliwe, warto sprawdzać skrzynkę od razu. Wszystko jedno czy będzie to natychmiastowe usunięcie maila do kosza, czy odpowiedź.

A przy okazji - często lepiej udzielić krótkiej odpowiedzi w stylu "Zajmę się tym" albo nawet "Zajmę się tym dopiero za tydzień", niż czekać, aż zadanie zostanie wykonane i dopiero wtedy wysyłać maila.

Jednym z elementów szybkiego reagowania jest kasowanie maili, które uznamy za nieprzydatne. W twojej firmie każda zmiana w jakimś systemie generuje e-mail? Jeśli wiesz, że takie wiadomości będą nieprzydatne, to kasuj je od razu. W przeciwnym wypadku będą tylko powodować chaos w skrzynce.

Jednym z najlepszych jest Unroll.me. Usługa przejrzy za nas skrzynkę pocztową, a następnie zapyta, jakie newslettery czy powiadomienia chcemy dalej otrzymywać. To od was zależy, jakich odpowiedzi udzielicie. Gdy już podejmiecie decyzję, usługa wypisze was z wybranych newsletterów.

Wszyscy to znamy - chcemy sprawdzić ofertę jakiegoś sklepu i z rozpędu zostawiamy tam adres mailowy. Później nigdy już nie wracamy, ale usługodawca o nas tak łatwo nie zapomina i cały czas wysyła maile.

Na szczęście łatwo jest się z takich newsletterów wypisać. Na dole każdego takiego e-maila jest link "Zrezygnuj z subskrypcji".

Aplikacje mobilne takie jak Outlook (Microsoftu) czy Inbox (Google'a) mają wbudowaną funkcję przekładania maila na później. Jeśli stwierdzicie, że wiadomość jest na tyle ważna, że nie należy jej usuwać, ale wcale nie jest pilna, to można ją odłożyć w czasie. Jedno kliknięcie sprawi, że e-mail dosłownie zniknie ze skrzynki i znów się pojawi w wybranym przez nas czasie.

Podobnym rozwiązaniem jest dodatek do przeglądarki Chrome, zatytułowany Boomerang. Ta wtyczka zadziała jednak wyłącznie ze skrzynka pocztową Gmaila.