Outlook i Excel 2010 - zestaw przydatnych porad

O nowych funkcjach Office 2010 napisano już wiele. Jak jednak sprawdzają się one w praktyce? Przygotowaliśmy zestaw porad pokazujących, jak korzystać z nowych narzędzi Excela i Outlooka.

Najwięcej usprawnień oferowanych przez Office 201. znajdziesz w Outlooku. Program ten otrzymał wstążkę i nowe funkcje, zmieniono w nim sposób użycia starych narzędzi. Nasze porady pokażą, jak korzystać z konwersacji i szybko oczyszczać katalogi ze zbędnych wiadomości.
Dowiesz się też, co to są Szybkie kroki i nauczysz się je konfigurować. Poznasz tajniki odwoływania wiadomości.

Zmiany w Excelu nie są tak widoczne, ale znacznie ułatwiają pracę. Mikrowykresy (sparklines) bądź, jak określa je producent Wykresy przebiegu w czasie oraz możliwość formatowania warunkowego liczb ujemnych ułatwiają prezentację danych, a fragmentatory (slicers) tabel przestawnych, ich analizę.

Mechanizmy formatowania warunkowego zostały rozbudowane już w wersji Office 2007. Ta przydatna funkcja w Excelu 2010 zyskała kolejne możliwości. Za jej pomocą można teraz tworzyć formaty oparte na liczbach ujemnych.

1. Zaznacz kolumnę z danym bądź obszar, który chcesz formatować i przejdź na kartę Narzędzia główne. Kliknij przycisk Formatowanie warunk. a następnie polecenie Paski danych.
2. Do wyboru masz dwa rodzaje wypełnień - gradientowe i pełne. Umieszczając kursor nad jednym z kolorów uzyskasz podgląd formatowania, klikając umieścisz je w komórkach.

Jedną z nowości Excela 201. są mikrowykresy (ang. sparklines). To miniaturowe wykresy reprezentujące liczby zapisane w kolumnach bądź wierszach, zajmujące jedynie jedną komórkę. Przydają się one bardzo do precyzyjnego ilustrowania danych. Użytkownik ma do wyboru kilka typów mikrodiagramów, a każdy z nich można dodatkowo formatować tak, jak duże wykresy.

1. Zaznacz obszar danych i kliknij kartę Wstawianie. Przejdź do sekcji Wykresy przebiegu w czasie i kliknięciem wybierz typ wykresu, który chcesz użyć. Wskaż komórki, w których zostaną umieszczone wykresy.

1. Diagramy wypełniają całe komórki, dlatego jeżeli zwiększysz rozmiar komórek również one zostaną zmodyfikowane. Mikrowykresy można także formatować. Służy temu karta Narzędzia wykresów przebiegu w czasie/Projektowanie. Pojawia się ona po kliknięciu komórki z diagramem. Zdefiniujesz na niej kolor, zaznaczysz punkty końcowe, początkowe, maksima i minima oraz dodasz do wykresów osie.
2. Zmiany, które wprowadzasz aplikowane są wszystkim wykresom w grupie. Jeżeli chcesz by poszczególne diagramy wyglądały inaczej musisz stworzyć osobny wykres dla każdego zakresu danych bądź usunąć go z gotowej grupy. Aby to zrobić zaznacz pożądaną komórkę i kliknij Rozgrupuj. 3. Fragmentator tabel przestawnych

Tabele przestawne to idealne narzędzie do prezentacji i analizy danych. Do tej pory jednak filtrowanie prezentowanych za ich pomocą danych było kłopotliwe. Excel 201. został wyposażony w tak zwane fragmentatory, które funkcjonują, jako graficzne kontrolki do filtrowania informacji. Ich ogromna zaletą jest to, że nie są na stałe związane z arkuszem, lecz zachowują się na przykład jak wykresy - można je formatować, skalować i przesuwać w dowolne miejsce, co pozwala na stworzenie atrakcyjnych prezentacji.

1. Utwórz tabelę z danymi, a na jej podstawie tabelę przestawną. Przejdź na kartę Narzędzia tabeli przestawnej/Opcje i kliknij przycisk Wstaw fragmentator i opcję Wstaw fragmentator. Zaznacz pola obok parametrów, które chcesz filtrować za pomocą fragmentatorów.
2. Gotowe fragmentatory przeciągnij myszą w wybrane miejsce na ekranie. Mogą one być ustawione obok siebie, jak również jeden nad drugim. Kolejność wyświetlania definiuje się na karcie Narzędzia fragmentatora/Opcje w sekcji Rozmieszczanie. Na tej samej karcie możesz także zmienić wielkość przycisków wykorzystywanych w kontrolkach i ich rozmieszczenie. Zdefiniowane wstępnie style wyświetlania umieszczone są w sekcji Style fragmentatora. Nazwę zmienisz w polu Podpis fragmentatora.
3. Aby skorzystać z kontrolek filtrów wystarczy klikać na poszczególne przyciski. Jeżeli chcesz wybrać kilka pól jednocześnie, wciśnij i przytrzymaj klawisz [CTRL]

Wraz ze zmianą interfejsu w Outlooku 201. pojawił się widok konwersacji. Jest on ustawiony domyślnie. Ten sposób grupowania wiadomości ma jednak swoich zwolenników, jak i przeciwników. Warto wiedzieć, jak z niego korzystać i jak go zmienić na inny. Tym bardziej, że grupowanie nie zawsze jest prawidłowe, chociaż często usprawnia pracę.

1. Po uruchomieniu Outlooka rozwiń jedną z konwersacji. Jeżeli liczba wiadomości jest większa i klikniesz jeszcze raz zobaczysz pełną listę. Kliknięcie jednej z nich spowoduje pojawienie się oznaczeń z lewej strony informujących użytkownika, którego e-maila dotyczyła dana odpowiedź. Grupowanie według konwersacji pozwala na przykład szybko skasować wszystkie informacje wymieniane na jeden konkretny temat.
2. Zwolennicy starego sposobu prezentowania poczty powinni kliknąć belkę powyżej listy wiadomości i z menu kontekstowego wybrać jeden ze sposobów sortowania. Aby przywrócić widok konwersacji wystarczy ponownie zaznaczyć Pokaż jako konwersacje. Uwaga, wybór niektórych rodzajów widoku powoduje, że sortowanie według konwersacji nie jest dostępne. W takiej sytuacji należy najpierw posortować wiadomości według daty otrzymania.

Zgrupowanymi w konwersacjach wiadomościami można bardzo prosto zarządzać. Wystarczy kilka kliknięć myszą, by zablokować całą konwersację bądź usunąć powtarzającą się treść.

1. Jeżeli nie chcesz by jedna z konwersacji zajmowała miejsce w skrzynce i absorbowała twoją uwagę i jednocześnie wolałbyś nie zaprzątać sobie głowy kolejnymi wiadomościami na dany temat zignoruj cały wątek. Aby to zrobić kliknij prawym przyciskiem myszy jeden z e-maili i z menu kontekstowego wybierz Ignoruj oraz przycisk Ignoruj konwersację. Wątek oraz wszystkie kolejne związane z nim wiadomości zostaną automatycznie przeniesione do kosza.

1. Aby usunąć z poszczególnych e-maili cytowane treści poprzednich wiadomości z danego wątku kliknij na wstążce polecenie Oczyść i wybierz Oczyść konwersację. Jeżeli chcesz skasować niepotrzebne wątki kliknij Oczyść folder bądź Oczyść folder i podfoldery. Oczyszczanie katalogu polega na skasowaniu poczty, która nie spełnia zdefiniowanych w opcjach Outlooka warunków - nie jest na przykład oznaczona flagą, skategoryzowana czy nieprzeczytana.6. Funkcja Szybkie kroki - konfiguracja i tworzenie

Outlook 201. oferuje narzędzie o nazwie Szybkie kroki. W praktyce to nic innego jak reguły postępowania z wiadomościami, ewentualnie makra uruchamiane jednym kliknięciem myszy. Interfejs programu pocztowego gromadzi je w jednym miejscu i ułatwia do nich dostęp.

Szybkie kroki pozwalają lepiej zorganizować pracę i zautomatyzować najczęściej wykonywane zadania. Wystarczy kliknąć, by przesłać dana wiadomość do wybranej osoby czy przenieść ją do oddzielnego folderu. Outlook ma wbudowane kilka reguł ale trzeba je skonfigurować do użycia. Warto również wiedzieć, jak zarządzać krokami i tworzyć własne.

1. Przejdź na kartę Narzędzia główne i odszukaj sekcję Szybkie kroki. Kliknij niewielka strzałkę w prawym dolnym rogu sekcji. Zaznacz jedną z reguł, na przykład Przenieś do: ? i wybierz przycisk Edytuj. Wskaż folder, do którego ma ona przenosić pocztę. Zmiana tego parametru spowoduje automatyczna modyfikację nazwy. Jeżeli nowa nazwa nie odpowiada ci, zmień ją. Możesz zdefiniować akcje dodatkowe, domyślnie wybrana jest jedna - Oznacz jako przeczytane. Kolejne definiuje się po kliknięciu Dodaj akcję. U dołu okna, w polu Klawisz skrótu można ustawić skrót uruchamiający regułę. Kliknij Zapisz. W podobny sposób skonfiguruj pozostałe istniejące reguły.

1. Aby zmienić kolejność wyświetlania kroków użyj strzałek wyświetlonych w oknie Zarządzanie szybkimi krokami. Standardowe ustawienia odzyskasz po kliknięciu Resetuj do domyślnych. Jeżeli chcesz stworzyć swój własny, szybki krok kliknij Nowy i z listy wybierz jedną z grup. Wiadomości możesz między innymi przenosić, kategoryzować, opatrywać flagami czy przesyłać dalej. Możesz także tworzyć nową pocztę oraz definiować reguły niestandardowe. W takiej sytuacji wskaż Niestandardowy. Aby ułatwić tworzenie podobnych kroków możesz skorzystać z przycisku Duplikuj. 7. Chcę wysłać tę wiadomość jeszcze raz

W nowym Outlooku zmieniły się niektóre funkcje oraz miejsce, w którym można je było zwykle znaleźć. Dotyczy to między innymi sposobu ponownego wysyłania tych samych wiadomości i funkcji ich wycofywania.

1. Otwórz folder z wysłanymi wiadomościami (Elementy wysłane), odszukaj wiadomość, którą chcesz wysłać jeszcze raz i otwórz ją. W oknie wiadomości przejdź na kartę Plik i kliknij przycisk Wyślij ponownie lub odwołaj.

1. Jeżeli chcesz, by odbiorca nie otrzymał przesłanego e-maila bądź chcesz zmodyfikować jego treść wybierz opcję Odwołaj tę wiadomość... Jeżeli poczta nie została jeszcze dostarczona być może uda się ją wycofać. Jeżeli chcesz skasować wiadomość wybierz opcję Usunąć nieprzeczytane kopie tej wiadomości, gdy zamierzasz ją jedynie zmodyfikować kliknij Usunąć nieprzeczytane kopie i zastąpić je... Zaznaczenie opcji Powiadom o pomyślnym lub niepomyślnym? spowoduje, że zostaniesz poinformowany, czy operacja powiodła się.
2. Czasami zachodzi potrzeba ponownego wysłania tego samego e-maila. Zamiast tracić czas na wpisywanie adresatów czy kopiowanie treści kliknij Ponownie wyślij tę wiadomość. Otworzy się okno wiadomości, w którym możesz zmodyfikować treść i dodać kolejnych odbiorców. Wyślesz ją klikając Wyślij.

Każdy list przesłany bez podpisu źle świadczy o jego nadawcy. Elektroniczny sposób prowadzenia korespondencji ułatwia jednak podpisywanie wiadomości i umożliwia szybki dostępu do wielu sygnatur. Wraz z modyfikacją interfejsu w Outlooku 201. jest to kolejna funkcja, która zmieniła swoje miejsce.

1. Przejdź na zakładkę Plik i wybierz polecenie Opcje. Kliknij kartę Poczta i przycisk Podpisy w sekcji Tworzenie i modyfikowanie podpisów wiadomości. Utwórz nowy podpis z pomocą Nowy.

1. Nadaj podpisowi nazwę i zaakceptuj ją przyciskiem Ok. Upewnij się, że nowy podpis jest zaznaczony w oknie Wybierz podpis do edycji przejdź do dolnej części okna. Wpisz treść sygnatury. Możesz definiować różny krój czcionki, jej styl, wielkość czy kolor. Po kliknięciu Wizytówka pole podpisu zostanie automatycznie wypełnione danymi zapisanymi w twoich kontaktach. Podpis może również zawierać hiperłącza i zdjęcie.
2. Na liście Konto e-mail wskaż konto pocztowe, dla którego tworzony podpis będzie domyślnym. Poniżej wybierz podpis dołączany do nowych wiadomości oraz do odpowiedzi na e-maile. Możesz oczywiście zdecydować o braku podpisu. na koniec kliknij Ok w dwóch kolejnych oknach.

więcej w serwisie PC World Komputer »