Gmail - triki, które pomogą zapanować nad wiadomościami

Gmail pozwala na łatwe porządkowanie wiadomości z pomocą etykiet i filtrów. Dzięki tym trikom o wiele łatwiej jest znaleźć później wybraną wiadomość. Co więcej, jeśli poświęcimy nieco czasu na ustawienie odpowiednich etykiet i filtrów, później Gmail będzie w stanie automatycznie porządkować nasze wiadomości. Jak się za to zabrać?

Domyślnie Gmail pozwala na kategoryzację wiadomości w pięciu filtrach: społeczne, fora, oferty, powiadomienia oraz główne. Samodzielnie możemy rozszerzyć tę listę o dodatkowe etykiety, którymi ręcznie możemy oznaczać wiadomości albo automatyczne filtry, które Gmail wykorzysta do automatycznego przypisywania wiadomości do konkretnej kategorii.

• Wchodzimy w Ustawienia > Etykiety;
• na dole ekranu wybieramy Utwórz nową etykietę;
• kiedy ustawimy wybrane etykiety, możemy je ręcznie przyporządkowywać, w czasie czytania wiadomości;
• etykiety możemy następnie przefiltrować w menu głównym.

• W tym celu wchodzimy w Ustawienia > Filtry i zablokowane adresy;
• filtry będą automatycznie kategoryzować przychodzące wiadomości;
• tworząc filtr, możemy wykorzystać jedną lub kilka zmiennych, w tym: adresata, nadawcę lub wybrane słowa, które może (lub nie) zawierać wiadomość;
• po wybraniu kategorii filtra możemy wybrać akcję, jaką ma podjąć Gmail względem wybranej wiadomości, np. oznaczaj gwiazdką, usuń, nie oznaczaj jako ważne, zastosuj etykietę i wiele innych.

Jakie przydatne triki związane z przeglądaniem i porządkowaniem poczty Gmail warto znać? Oto 5 naszym zdaniem najbardziej użytecznych funkcji skrzynki pocztowej od Google.

1. Cofanie wiadomości - nie każdy wie, że Gmail pozwala na cofnięcie wysłanej wiadomość przez krótki czas. Okres ten możemy zmienić, wchodząc w Ustawienia > Ogólne. Tam wybieramy, przez jaki czas będzie można cofnąć wiadomość po jej wysłaniu.

2. Blokowanie użytkowników i adresów - to zdecydowanie jedna z najbardziej przydatnych funkcji, gdy walczymy z niechcianych spamem i jesteśmy zalewani wiadomościami, których nigdy nie czytamy. By zablokować wybranego adresata, wystarczy wybrać Menu Ustawień znajdujące się obok strzałki Odpowiedź i wybieramy opcję Zablokuj (dostępne są też opcje Zgłoś spam oraz Zgłoś próbę wyłudzenia informacji).

3. Powiadomienia na pulpicie - jeśli zależy wam, by być na bieżąco z otrzymywanymi wiadomościami, możecie zezwolić Gmailowi na wyświetlanie powiadomień na pulpicie. W tym celu wystarczy wejść w Ustawienia > Ogólne > Powiadomienia na pulpicie i wybrać, czy chcemy otrzymywać informacje o każdej nowej wiadomości czy tylko o tych z wyższym priorytetem.

4. Szablony odpowiedzi - jeśli piszesz sporo wiadomości o podobnej treści, użyteczne mogą okazać się szablony. Dzięki tej funkcji możesz zapisywać wiadomości w formie szablonów, a następnie wysyłać je w wiadomości (oczywiście możesz je przed wysłaniem edytować). Aby stworzyć szablon, należy wejść w Ustawienia > Zaawansowane > Gotowe odpowiedzi (szablony).

5. Dodatkowe wtyczki do Gmaila - Gmail może zostać uzupełniony o dodatkowe wtyczki, które znacznie zwiększają funkcjonalność skrzynki pocztowej. Wśród popularnych aplikacji i usług, które możemy zsynchronizować z Gmailem, należą Trello, Dropbox, Asana, Bananatag czy Taskforce.

To oczywiście nie wszystkie funkcje, jakie można znaleźć w usłudze Gmail, ale z naszej perspektywy są jednymi z najprzydatniejszych, a jednocześnie nie wszystkim znane. Jeśli macie własne triki na usprawnienie korzystania z poczty Gmail, czekamy na wasze porady w komentarzach.

Na koniec wspomnimy również kilka słów o tym, jak spersonalizować wygląd skrzynki pocztowej. Dzięki temu porządkowanie wiadomości może być znacznie prostsze.

Do najprostszych zmian należy wybór Motywu, czyli kolorów i tła, jakie będą dominować po zalogowaniu się na Gmail w przeglądarce. Niektóre motywy dopasowują się do pór roku czy godzin, dzięki czemu dynamicznie zmieniają się w ciągu dnia. Aby zmienić motyw, wchodzimy w Ustawienia > Motywy i wybieramy ten, który najbardziej nam odpowiada.

O wiele praktyczniejsza może okazać się jednak zmiana układu interfejsu, a co za tym idzie sposobu wyświetlania wiadomości. Możemy domyślnie wybierać spośród układu kompaktowego, wygodnego oraz domyślnego (umożliwia pobieranie załączników bez konieczności otwierania wiadomości). Następnie możemy też wybrać kolejność w jakiej mają wyświetlać się wiadomości oraz, jak ma wyglądać okienko odczytu wiadomości.

Wszystkie te opcje znajdziecie w zakładce Ustawienia. Warto z nimi poeksperymentować, by wybrać najbardziej odpowiadający nam wygląd interfejsu Gmaila.

Teraz już wiesz, jakie są najprzydatniejsze triki w Gmailu. Jeśli szukasz więcej informacji o tym, jak łatwiej panować nad mailami i powiadomieniami, sprawdź, nasz poradnik dotyczący rozszerzonych usług Gmail.