Microsoft Teams: co to jest i jak działa? Poradnik dla każdego
Microsoft Teams to aplikacja służąca do łatwiejszego kontaktowania się w dużych organizacjach, ale mogą z niej również łatwo korzystać osoby prywatne. Aplikacja Teams - co to jest i jak stawiać w niej pierwsze kroki? Wyjaśniamy.
Microsoft Teams jest odpowiedzią na potrzebę stałego kontaktu między wieloma osobami w czasie rzeczywistym. Kontaktu rozumianego szerzej niż prosta rozmowa, bo obejmującego też możliwość błyskawicznej wymiany dokumentów czy innych danych.
Microsoft Teams - co to jest?
Microsoft Teams to wirtualny open space. Takie środowisko pracy umożliwia błyskawiczny i łatwy kontakt wielu osób naraz. Otwarta przestrzeń sprzyja temu, żeby pracowało się wygodniej i szybciej, bo np. kolega obok podrzuci ciekawy pomysł po przypadkiem zasłyszanej rozmowie. Szef z drugiego końca sali skrzywi się albo uśmiechnie, ale na pewno pomysł do niego błyskawicznie dotrze.
Czymś takim, ale w przestrzeni wirtualnej, jest właśnie Microsoft Teams. Największą zaletą aplikacji jest połączenie cech różnych komunikatorów. Umożliwia nie tylko komunikację przez czat, ale również połączenia telefoniczne i wirtualne spotkania, jak Skype. Można prowadzić wideokonferencje i rozmowy z całym zespołem. A to nadal tylko wierzchołek góry lodowej.
Dzięki integracji z pakietem Office 365 wszystkie zmiany przeprowadzone w jakimkolwiek jego programie są od razu widoczne dla całego zespołu. Może to być np. korekta w budżecie przygotowanym w Excelu czy każdy szczegół w prezentacji w PowerPoincie. Każdy z członków zespołu ma możliwość edycji danego dokumentu, a wprowadzone zmiany są w czasie rzeczywistym widoczne dla wszystkich zainteresowanych. Nie każdy temat dotyczy wszystkich w równym stopniu, dlatego też można symultanicznie otworzyć konwersacje z wybranymi osobami, z którymi chcemy omówić jakieś wątki poboczne lub uzyskać szczegółowe informacje.
Aplikacja umożliwia także przypinanie często używanych plików i stron internetowych, aby dostęp do nich był jak najprostszy. Temu samemu służą narzędzia do wyszukiwania niezbędnych informacji i kontaktów.
Zobacz też: 10 zasad bezpiecznego korzystania z internetu [Wideo]
Aplikacja Microsoft Teams
Z usługi Microsoft Teams możemy korzystać bezpośrednio z przeglądarki internetowej, dołączając do spotkania, dzięki udostępnionemu linkowi. Tak samo też możemy utworzyć nową konwersację i wysłać do niej link zaproszonym. Jednak wygodniej będzie, jeśli zainstalujecie dedykowaną aplikację. Możecie ją pobrać z naszej bazy programów, wystarczy, że wybierzecie interesującą was wersję:
Program instalacyjny przeprowadzi was przez cały proces, a poniżej znajdziecie informacje, jak rozpocząć pracę z Microsoft Teams.
Microsoft Teams - poradnik dla początkujących
Zanim zaczniemy rozmowę, musimy się zalogować w aplikacji. Logowanie do aplikacji Microsot Teams następuje poprzez dane konta służbowego, szkolnego lub konta Microsoft.
Jak rozpocząć czat w Microsoft Teams?
Niezależnie od tego, z iloma uczestnikami chcemy rozmawiać, by rozpocząć konwersację wystarczy:
- wyszukać osobę wpisując jej dane w górnym pasku aplikacji, a następnie wybrać osobę, z którą chcemy przeprowadzić rozmowę;
- w przypadku rozmowy z wieloma osobami jednocześnie, należy wybrać opcję Nowy czat, znajdującą się po lewej stronie od pola wyszukiwania i następnie wpisać imiona i nazwiska osób, które chcemy zaprosić do rozmowy;
- jeżeli chcemy zaprosić cały zespół, należy wybrać ikonę Zespołu ze znajdującego się po lewej stronie menu i wysłać wiadomość
Jak nawiązać połączenie audio/wideo?
Aplikacja Microsoft Teams umożliwia łatwe połączenie się z innymi użytkownikami za pośrednictwem czatu głosowego lub wideo-rozmowy W tym celu wystarczy wybrać daną osobę lub grupę, z którą prowadzimy już tradycyjny czat i wybrać ikonkę Słuchawki, która znajduje w prawym, górnym rogu aplikacji.
Podobnie rozpoczynamy wideo-rozmowę: tuż obok ikonki Słuchawki znajduje się druga - Kamery. Pamiętajmy, by włączyć kamerkę w laptopie, smartfonie lub podłączyć kamerkę do komputera jeśli chcemy, by nasi współpracownicy, znajomi czy bliski mogli nas zobaczyć.
Jak zaplanować spotkanie?
Spotkania w Microsoft Teams możemy planować również z wyprzedzeniem, co jest szczególnie wartościowe w przypadku spotkań biznesowych.
Aby to zrobić należy wybrać ikonę Zaplanuj spotkanie, znajdującą się na dole czatu. Następnie zaprosić użytkowników, na których obecności nam zależy i wybrać opcję Wyślij. Jeśli spotkanie będziemy planować bezpośrednio z poziomu czatu grupowego, wszyscy członkowie rozmowy zostaną zaproszeni na spotkanie.
Jak udostępnić plik w aplikacji Teams?
Oprócz prowadzenia czatów i wideo-rozmów, możemy również przesyłać innym użytkownikom pliki. W tym celu w oknie czatu należy wybrać ikonę Dodaj załącznik, która znajduje się na dole, tuż obok wpisywanego teksu (ikona Spinacza). Następnie wybieramy, czy plik ma zostać załadowany z komputera czy dysku One Drive i wciskamy Wyślij.
Dla każdego coś innego
Platforma Microsoft Teams została skonstruowana w taki sposób, by najbardziej optymalnie dopasować ją do branży, która akurat z niej korzysta. Jeśli jest używana przez firmę zajmującą się finansami, może posłużyć zespołowi przygotowującemu prognozy i budżety. Np. dzięki zakładce "Konwersacja", która umożliwia zebranie danych dotyczących celów finansowych organizacji, premiery nowych produktów, ich wyceny czy stawki za usługi.
Jeśli natomiast w pracy zespołu mniej ważne są cyfry, np. w branży marketingowej, pracownicy odpowiedzialni za organizowanie wydarzeń mogą dzięki utworzeniu kanałów takich jak "Logistyka", "Harmonogram" albo "Lokalizacja", utworzyć mapę miejsca spotkania, wycenę wynajmu albo zapisać w Excelu wszelkie kontakty osób biorących udział w imprezie.
Nie wszystko jest jednak wspólne. Każdy ma możliwość personalizacji interfejsu, żeby był on dla niego maksymalnie przyjazny i użyteczny. Aplikacja pozwala na indywidualne dopasowanie przestrzeni, organizację zakładek itp.
Microsoft zadbał też o bezpieczeństwo przekazywanych danych i samej konwersacji. Tu znów ogromnym plusem jest integracja na poziomie pakietu Office 365, który jest zabezpieczony na poziomie całej organizacji. Aplikacja wyposażona jest również w możliwość archiwizowania danych.
Dla kogo Microsoft Teams?
Aplikacja Microsoft Teams pojawiła się w 2017 roku, a od 2018 jest darmowa, chociaż nie wszystkie funkcje dostępne są w bezpłatnej wersji. Przystosowana jest zarówno do urządzeń mobilnych wykorzystujących system operacyjny Android, bądź iOS, jak i do urządzeń stacjonarnych korzystających z Windowsa (minimum 7), a także opartych na Mac OS X 10 i nowszych. Działa w 18 językach i jest dostępna w ponad 180 krajach.
Materiał powstał we współpracy z firmą Microsoft