Poczta Gmail - jak łatwiej panować nad wiadomościami? Triki

Jak zoptymalizować pocztę Gmail, by łatwiej panować nad wiadomościami? Te proste triki pozwolą wam lepiej uporządkować swoją skrzynkę pocztową. To z kolei przełoży się na codzienną pracę i zaoszczędzi stresu.

Gmail to jedna z najpopularniejszych usług poczty elektronicznej. Niestety coraz większa liczba mailu wpadająca do skrzynek z każdym rokiem, sprawia, że coraz trudniej jest nad tym wszystkim zapanować. Podpowiadamy, jak łatwiej panować nad wiadomościami. 

Pobierz aplikacje Poczta Gmail na wybrane urządzenia

Przede wszystkim warto zacząć od aspektów wizualnych, ponieważ ich zmiana jest najłatwiejsza, a może znacząco podnieść nasz komfort z korzystania. 

Na szczęście Gmail pozwala nam zmienić motyw, czyli ogólny wygląd skrzynki pocztowej oraz sposób wyświetlania wiadomości. Obie te zmiany są bardzo łatwe i dostępne z manu Ustawienia (ikona koła zębatego w prawym górnym rogu ekranu).

• Aby zmienić Motyw, wybierz z menu Ustawień pozycję Motywy;
• W nowootwartym oknie wskaż taki, który najbardziej ci odpowiada.

Zmiana układu listy wiadomości przebiega w podobny sposób: przechodzimy do Ustawień, a następnie wybieramy Układ interfejsu. Tam możemy wybrać jeden spośród trzech wariantów:

• domyślnego - w tym układzie możemy od razu pobierać lub przeglądać załączniki do wiadomości;
• wygodnego;
• kompaktowego - różni się od "wygodnego" wielkością czcionki oraz odstępami pomiędzy wiadomościami.

Następnie możemy wybrać, w jakiej kolejności mają być wyświetlane wiadomości:

• domyślnie - bez filtrów;
• w pierwszej kolejności te oznaczone jako "Ważne" lub "Gwiazdką";
• najpierw Nieprzeczytane;
• najpierw Priorytetowe (samodzielnie ustalamy, co Gmail ma rozmieć jako priorytet, np. oznaczenie gwiazdką lub etykietą);
• z podziałem na poszczególne skrzynki odbiorcze, jeśli pod Gmail podpięte jest więcej niż jedno konto. 

Podobnej modyfikacji możemy poddać okienko odczytu wiadomości. Tu również mamy trzy opcje, spośród których możemy wybrać jedną:

• bez podziału;
• po prawej stronie skrzyni odbiorczej;
• pod skrzynką odbiorczą. 

Gmail pozwala na filtrowanie wiadomości w pięciu podstawowych kategoriach: społeczne, fora, oferty, powiadomienia oraz główne. Jednak jeżeli to dla was za mało, to z łatwością możecie dodać kolejne etykiety oraz filtry, które pozwolą łatwiej zarządzać pocztą. 

Jak ustawić etykietę w Gmailu?

• Wchodzimy w Ustawienia > Etykiety;
• na dole ekranu wybieramy Utwórz nową etykietę;
• kiedy ustawimy wybrane etykiety, możemy je ręcznie przyporządkowywać, w czasie czytania wiadomości;
• etykiety możemy następnie przefiltrować w menu głównym.

Jak ustawić automatyczne kategoryzowanie wiadomości?

• W tym celu wchodzimy w Ustawienia > Filtry i zablokowane adresy;
• filtry będą automatycznie kategoryzować przychodzące wiadomości;
• tworząc filtr, możemy wykorzystać jedną lub kilka zmiennych, w tym: adresata, nadawcę lub wybrane słowa, które może (lub nie) zawierać wiadomość;
• po wybraniu kategorii filtra możemy wybrać akcję, jaką ma podjąć Gmail względem wybranej wiadomości, np. oznaczaj gwiazdką, usuń, nie oznaczaj jako ważne, zastosuj etykietę i wiele innych.

Wiele osób korzysta często z więcej niż jednego klienta pocztowego. Ale o wiele łatwiej może być nam zapanować nad pocztą, jeśli połączymy wszystkie konta tak, by spływały do jednej skrzynki.

Gmail oferuje taką opcję, a by to zrobić, należy:

• wejść w Ustawienia;
• wybrać zakładkę Poczta i importowanie;
• kliknąć pozycję Dodaj konto pocztowe w sekcji Sprawdź pocztę na innych kontach;
• następnie podajemy adres e-mail usługi pocztowej, którą chcemy pobierać na Gmail;
• następnie należy skonfigurować odpowiednie nową skrzynkę.

Co ważne, takie działanie pozwoli nam jedynie pobierać pocztę z nowego konta na Gmail. Aby zyskać możliwość wysyłana wiadomości z niego za pośrednictwem Gmaila, należy wykonać jeszcze jedną konfigurację:

• ponownie wchodzimy w Ustawienia > Poczta i importowanie;
• znajdź pozycję Wyślij jako i Dodaj inny adres e-mail;
• skonfiguruj klienta pocztowego i oznacz pole Traktuj jako alias.

Na koniec warto wspomnieć o ostatniej przydatnej funkcji, jaką jest możliwość cofania wysłanych wiadomości. To funkcja przydatna głównie wtedy, gdy wyślemy wiadomość bez załącznika lub pomylimy adresata. 

Gmail pozwala na cofnięcie wysłanej wiadomość przez krótki czas. Okres ten możemy zmienić, wchodząc w Ustawienia > Ogólne. Tam wybieramy, przez jaki czas będzie można cofnąć wiadomość po jej wysłaniu.

Mamy nadzieję, że nasz prosty poradnik podpowiedział wam, jak łatwiej panować nad wiadomościami przychodzącymi na pocztę Gmail. Jeśli potrzebujecie dodatkowej pomocy, sprawdźcie inne nasze poradniki: 

• Jak założyć e-mail? Podpowiadamy, jak korzystać z poczty elektronicznej
• Slack i Teams będą mieć konkurencję. Google tworzy połączenie Hangouts, Gmaila i Dysku
• Google walczy z phishingiem. Gmail wyświetli "zweryfikowane logo" nadawcy
• Gmail zintegrowany z czatem, Meets i nie tylko. Nowość dla użytkowników G Suite