Zasady wideokonferencji z domu. Wszystko, co musisz o nich wiedzieć, aby uniknąć wpadki

Obecnie wiele osób korzystających z możliwości pracy zdalnej bierze udział w spotkaniach biznesowych ze swojego salonu lub kuchni. Co zrobić, aby pomimo nietypowych okoliczności wypaść jak najlepiej i zachować profesjonalizm? Czy jest to w ogóle możliwe?

Większość z nas kojarzy nagranie, na którym prof. Robert Kelly udziela wywiadu na żywo w BBC News o Korei Południowej ze swojego domowego gabinetu. Wszystko przebiega pomyślnie, aż do momentu, gdy do pomieszczenia swobodnym krokiem wkracza jego córka. Po chwili dołącza do niej kolejna latorośl. Wszystko próbuje ratować żona prof. Kelly'ego, ale ostateczny efekt jest komiczny.

Trudno przewidzieć, co wymyślą najmłodsi, ale są sprawy, które możemy sprawnie kontrolować. Dlatego przygotowując się do wideokonferencji, warto przestrzegać kilku podstawowych zasadach.

Bez względu na to, z jakiej aplikacji korzystasz – czy jest to Microsoft Teams, MyOwnConference, Skype czy też Google Duo, pamiętaj o tym, co słychać i co widać. Przed rozmową należy wybrać zaciszne i odpowiednio oświetlone miejsce.

Jakość dźwięku jest bardzo ważna. Dlatego zaleca się korzystanie nie z wbudowanego mikrofonu w laptopie, a ze słuchawek z mikrofonem. Najlepiej nausznych i z kierunkowym mikrofonem. Dzięki nim do naszego odbiorcy dociera przede wszystkim to, co mówimy, a dźwięki z otoczenia są zredukowane do minimum.

Jeśli nie posiadamy takich słuchawek, musimy pamiętać o unikaniu głośnych miejsc. Warto zamknąć okno, drzwi do innych pomieszczeń. Kiedy skończymy mówić, wyciszajmy mikrofon, żeby nie robić dodatkowego hałasu, a dźwięk nie nakładał się na siebie. Pozwala to uniknąć zbędnego szumu informacyjnego i zakłócania konferencji.

Wyciszając słuchawki lepiej zrobić to z poziomu aplikacji niż używając przycisku "mute", gdyż niektóre programy nie zawsze tę czynność rozpoznają.

Kolejna zasada to właściwe oświetlenie. Kamerkę powinniśmy ustawić tak, aby padające światło dobrze oświetlało naszą twarz, a rozmówcy widzieli mimikę i gestykulację. Dużym błędem jest ustawianie kamerki pod źródło światła, które nie tylko razi, ale i rozprasza. Nie zapominajmy, że dobre światło jest dużym sprzymierzeńcem dla wyglądu i wrażenia, jakie wywieramy na innych.

Część z dostępnych aplikacji do wideokonferencji pozwala na rozmycie tła. Jest to dogodne rozwiązanie, bo pozwala ukryć wszystko, co dla nas niewygodne – bałagan w tle, osobliwe pamiątki czy niepościelone łóżko. Taką opcję można wybrać m.in. w aplikacjach Microsoft Teams, Google Duo i Skype.

Osoby często uczestniczące w domowych wideokonferencjach, mogą być zainteresowane kamerkami, które automatycznie uruchamiają efekt "green screen". Jest to rozwiązanie pozwalające na wybranie dowolnego tła, ukrywającego wszystko, co się za nami znajduje. Może to być górski krajobraz lub profesjonalne biuro. Wszystko zależy od preferencji wybierającego.

Jeśli nie korzystasz z rozmycia czy efektu "green screen" pamiętaj, aby znaleźć tło, które nie będzie rozpraszało. Schowaj też osobiste przedmioty, których nie powinni widzieć twoi rozmówcy.

Możesz też zastąpić standardowy widok przygotowaną wcześniej prezentacją albo udostępniając swój ekran. Takie opcje są dostępne chociażby w aplikacji Microsoft Teams.

Uczestnicząc w wideokonferencjach, nie możemy zapominać o obowiązującej etykiecie biznesowej. Oczywiście w warunkach domowych jest ona mniej rygorystyczna niż w biurze, ale wciąż istnieje. Dlatego należy założyć ubranie pasujące do kontekstu spotkania (lepiej zrezygnować z piżamy i rozciągniętego dresu) oraz odpuścić pisanie maili czy smsów w tym samym czasie. To samo tyczy się jedzenia lub picia. Część osób może to po prostu odebrać jako brak szacunku.

W ostatnim czasie wideokonferencje stały się normą dla wielu pracowników na całym świecie. Każdy rozumie, że jest to wyjątkowa sytuacja, a dla niektórych zupełnie nowa. W związku z czym nie da się całkowicie uniknąć niewielkich wpadek. Najważniejsze, aby się nimi zbytnio nie przejmować i potraktować jako cenną lekcję na przyszłość.