Cloud computing zyskuje na znaczeniu i popularności i będzie, zdaniem części analityków branży IT, coraz powszechniej obecny w przedsiębiorstwach. Również rynek pozytywnie reaguje na korzyści, jakie płyną z zastosowania chmury obliczeniowej i coraz chętniej wdraża usługi w chmurze. Tylko w ostatnim kwartale potroiła się liczba płatnych użytkowników usługi Office 365, względem poprzedniego roku. Nadal jednak wielu klientów, szczególnie w segmencie MŚP, w związku z użytkowaniem rozwiązań chmurowych w formie usług online obawia się utraty dostępu do swoich danych i możliwości efektywnej pracy w sytuacji braku połączenia z siecią Internet. Czy rzeczywiście obawy te są uzasadnione?
Office 36. to pakiet usług i aplikacji dostępnych online. Składają się na niego popularne aplikacje Office - Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Publisher, OneNote, Access oraz szereg rozwiązań usprawniających komunikację i współpracę, dostępnych w formie usług – Exchange Online, SharePoint Online, Lync Online. I tu pojawia się pytanie, które zadaje sobie wielu użytkowników. Czy usługi online oznaczają, że z Office 365 mogę korzystać jedynie, kiedy jestem podłączony do Internetu? Co stanie się wówczas, kiedy nie będę miał połączenia z siecią? Czy stracę swoje dane i zasoby albo zmiany wprowadzone w dokumencie?
Office 36. został zaprojektowany w taki sposób, aby praca była możliwa niezależnie od tego czy w danym momencie mamy dostęp do sieci. Niektóre funkcje Office 365 są zaprojektowane z myślą o współpracy z Internetem i wówczas też możemy w pełni je wykorzystać. Jednocześnie, w sytuacji braku połączenia z siecią, nadal możemy sprawnie wykonywać swoją pracę, tyle że czasowo bez dostępu do określonych funkcjonalności rozwiązania.
„Office 365. pomimo tego, że jest rozwiązaniem chmurowym i oferuje wszystkie wynikające z tego korzyści, jak większą elastyczność, czy niższe koszty w modelu subskrypcji za zużycie, jest dostępny dla użytkowników także w trybie offline. Oznacza to, że aplikacje dostępne w Office 365 działają niezależnie od tego, czy komputer jest podłączony do sieci, czy też takiego dostępu w danym momencie nie ma” – dodaje Radosław Ochotny, odpowiedzialny za usługi Office 365 w polskim oddziale Microsoft.
Dostęp do Internetu gwarantuje pełną funkcjonalność usługi Office 365. Nie jest jednak tak, że brak sieci odcina nas od możliwości pracy. Wręcz przeciwnie. W sytuacji, gdy jesteśmy niepodłączeni do Internetu nadal możemy napisać odpowiedź na wiadomość email od klienta, nanieść zmiany do oferty dla innego klienta czy zredagować współdzieloną z zespołem prezentację. Jedyna różnica jest taka, że wiadomość zostanie wysłana, a nasze zmiany we współdzielonych dokumentach udostępnione pozostałym ich użytkownikom, kiedy znów znajdziemy się w zasięgu Internetu.
Jak więc wygląda praca z Office 36. z punktu widzenia potencjalnej utraty łączności z Internetem?
Zapis plików bezpośrednio w chmurze
Funkcja ta umożliwia zapisywanie dokumentów Office bezpośrednio w bibliotece dokumentów SharePoint Online, zamiast na dysku twardym. Dzięki temu dokumenty są dostępne z dowolnego urządzenia. W przypadku braku dostępu do Internetu dokument zapisywany jest lokalnie na dysku, a następnie po podłączeniu do sieci automatycznie synchronizowany z biblioteką SharePoint w „chmurze”.
„Nasza poczta i dokumenty są teraz umieszczone w „chmurze”. W przypadku jakiejkolwiek awarii łącza internetowego w biurze, nasi klienci i pracownicy będący w terenie zyskują niezakłócony dostęp do wymaganych informacji.”. – komentuje Kalina Grela, Dyrektor Zarządzający Norman Benett Group, firmy specjalizującej się w zakresie doradztwa organizacyjnego i personalnego, szkoleń biznesowych i psychologicznych, coachingu oraz audytu jakościowego.
Dostęp do poczty elektronicznej
Aplikacja Outlook 201. pozwala na dostęp do poczty elektronicznej, kalendarzy współpracowników, zadań oraz historii konwersacji w komunikatorze Lync. Standardowo, podłączenie do Internetu pozwala na odczyt i wysyłanie wiadomości e-mail. W przypadku braku połączenia z siecią, nadal mamy jednak dostęp do odebranych wiadomości, ponieważ są przechowywane lokalnie, mamy również możliwość tworzenia i przygotowywania do wysyłki wiadomości, które w takiej sytuacji przechowane zostaną w skrzynce nadawczej i wysłane automatycznie w momencie podłączenia komputera do Internetu.
Dostęp do dokumentów w chmurze
Biblioteki SharePoint Online umożliwiają przechowywanie dokumentów w chmurze oraz ich synchronizację z dokumentami przechowywanymi lokalnie. Synchronizacja odbywa się automatycznie, dlatego nie musimy pamiętać o zapisywaniu dokumentów w dwóch miejscach –. w chmurze i na dysku lokalnym. Wystarczy, że wybierzemy jeden lub kilka folderów, które chcemy synchronizować z chmurą, a każdy plik zapisany w tym folderze na naszym dysku twardym zostanie skopiowany do chmury. Dzięki temu uzyskujemy dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca i urządzenia.
Musimy również pamiętać, że każda zmiana pliku na dysku lub w chmurze uruchamia synchronizację, dzięki czemu obie kopie pliku po chwili są identyczne. Mamy, więc zawsze pewność, że zarówno pliki zapisane chmurze jak i te zapisane na dysku naszego komputera są identyczne i najbardziej aktualne.
W ten sposób możemy również synchronizować biblioteki dokumentów utworzone przez inne osoby i dzięki temu mieć dostęp do najnowszych wersji ważnych dokumentów firmowych –. cenników, ofert, katalogów – nie musimy pamiętać gdzie się znajdują, bo całą zawartość takiej biblioteki możemy przechowywać na swoim komputerze, a funkcja synchronizacji zapewni nam dostęp do najbardziej aktualnych wersji tych dokumentów.
Co ważne, funkcja synchronizacji plików między chmurą i dyskiem twardym została zaprojektowana tak, aby zapewnić płynną pracę z Office 365. bez względu na to czy mamy dostęp do Internetu, czy też pracujemy offline. Zmiana treści dokumentu niezależnie od tego, czy otwieramy jego kopię z naszego komputera, czy bezpośrednio z chmury jest automatycznie synchronizowana, co daje nam pewność, że pracujemy na najnowszych wersjach plików.
Wszystko to pokazuje, że usługa Office 36. nie ogranicza możliwości pracy do sytuacji, kiedy mamy połączenie z Internetem. Wręcz przeciwnie. Przechowywanie dokumentów w chmurze oraz uruchomienie ich synchronizacji z komputerem umożliwia bezproblemową pracę z Office 365 nawet, gdy czasowo nie mamy dostępu do internetu, dając nam większe bezpieczeństwo danych oraz dostęp do potrzebnych materiałów z dowolnego miejsca. Dzieje się tak nawet wówczas, gdy nie mamy akurat możliwości skorzystania ze swojego komputera, ale dzięki synchronizacji w chmurze wciąż mamy dostęp do najbardziej aktualnych, zsynchronizowanych danych.