Miały usprawniać pracę firm. Częściej jednak mnożą papierologię

Miało być nowocześnie, wyszło jak zwykle. Automatyzacja procesów w firmach miała przyspieszyć ich działanie. W rzeczywistości jednak doprowadza do sytuacji, w których pracownicy powielają tylko swoją pracę. W efekcie jedna osoba zaangażowana przy danym projekcie potrzebuje około trzech programów do jego prowadzenia.

Niedźwiedzia przysługa
Jakie są tego przyczyny? Na to pytanie odpowiedział mi Kazimierz Łodziński – współtwórca ManagingBOX od kilkunastu lat zarządzający projektami w branży IT.

– Korzystanie z tylu programów wynika z prostej rzeczy: każdy szuka ułatwień w swojej pracy i optymalnych rozwiązań. W każdej firmie małe, kilkuosobowe jednostki są bardziej mobilne i kreatywne, na potrzeby danego projektu wymyślają sposób rozwiązania danego problemu – tłumaczy Łodziński. – Przykładowo osoba, która stosowała oprogramowanie X do komunikacji w innym przedsiębiorstwie, może je ze sobą sprowadzić do nowego zespołu. Zwłaszcza, jeśli organizacja nie narzuca konkretnych rozwiązań technologicznych – podkreśla.

Podobnie wygląda sytuacja z obsługą zadań czy zgłoszeń, dodaje Łodziński. Każdy zespół tworzy sposoby na usprawnienie swojego działania. Różne obszary – usług, księgowości, produkcji czy HR-u – posiada własny zestaw narzędzi, które się wykorzystuje. To nic dziwnego, że każdy usprawnia pracę we własnym zakresie, mówi.

Wszystko jednak mnoży się wraz z rozwojem firmy. Wtedy też pojawia się problem – nikt nie wyobrażał sobie na początkowym etapie, jakie procesy będą w niej potrzebne i automatyzowane później. Stąd tak duża liczba programów. A im ktoś wyżej w strukturze firmy, tym większa potrzeba zagregowania wszystkich niezbędnych danych z "rozproszonego dołu" lub całego przedsiębiorstwa, argumentuje ekspert.

Mnogość programów często tylko wydłuża czas pracy. Według badania przeprowadzonego przez ManagingBOX co trzeci menedżer narzeka na konieczność korzystania z kilku programów jednocześnie, brak modułów do rozliczeń i brak aktualizacji danych w czasie rzeczywistym.

– Z każdego obszaru – produkcji, księgowości czy usług – mamy dedykowane dla niego oprogramowanie. Żeby przygotować raport, potrzebujemy "gońca", który pobierze te wszystkie dane, a potem skompiluje w Excelu by przygotować je w postaci raportu – opisuje Łodziński. – To powoduje, ze nie ma łatwo dostępnej, szybkiej i całościowej informacji zarządczej – podkreśla.

Przykład utrudnień, jakie napotykają w związku z tym firmy, można mnożyć. Ekspert wymienia klasyczny: przedsiębiorstw, w których elektronicznie "podbijane" są karty pracy. Do tego wykorzystywany jest specjalny program, a wyniki zwykle otrzymuje kierownik zmiany. Dane z tego programu zwykle nie wędrują dalej do menedżerów, którzy nadzorują przydzielanie zadań zespołom.

Nie dostają ich też zazwyczaj działy HR oraz finansowe. Do nich wędrują raporty przygotowane przez kolejne działy (m.in. przez kierownika zmiany na podstawie zebranych już danych). To już cztery programy do zarządzania, do których informacje często wpisywane są ręcznie. Jeszcze czymś innym zajmują się księgowi, którzy do wystawiania faktur używają dedykowanego programu. Trzeba go właściwie uzupełnić, wpisując choćby czas pracy. A przecież te dane od samego początku gdzieś już są.

W korporacjach również można napotkać takie problemy. Do menedżera odpowiedzialnego za sprzedaż platformy e-commerce przychodzi zwierzchnik. Skarży mu się, że od trzech dni nie udaje się wykonać ustalonego planu. Zarząd zaczyna się niepokoić. W efekcie przełożony prosi o przygotowanie raportu, dlaczego nie sprzedaje.

Menedżer rzuca wszystkie zobowiązania. Skupia się na raporcie, o pomoc w uzupełnianiu kolejnych tabelek prosząc podwładnych. Każdy ma mnóstwo danych, ale wydobycie ich i spisanie w jednym miejscu trwa pół dnia. To niestety ponura rzeczywistość w firmach, które podkreślają, ze wykorzystują nowoczesne narzędzia do automatyzacji pracy. Czy to jednak faktycznie taki krok naprzód? Można wątpić.

- W rozwijających się firmach automatyzacja zazwyczaj zaczyna się od Excela. Najpierw tabelki są małe, potem rosną, w pewnym momencie ich obsługa pochłania coraz więcej czasu. Zaczyna brakować perspektywy, w efekcie zamiast pracować skupiamy się na niekończącym się wypełnianiu kolejnych kolumn – wyjaśnia ekspert.

Excel trzyma się dobrze
Firmy ciągle korzystają ze sprawdzonych metod. Najpopularniejszym programem jest oczywiście Excel, ale im większa firma, tym rzadziej korzysta tylko z niego. Na drugim i czwartym miejscu znajdują się kolejne produkty Microsoftu, choć dedykowane już typowo dla przedsiębiorców: MS Project i Dynamics. Popularne są też Teamwork, Redmine, Gantt Project, Basecamp i Jira.

W efekcie 2,8 to średnia liczba programów do prowadzenia projektu wykorzystywanych przez jedną osobę. To jednak sytuacja, która ma miejsce w firmach i korporacjach, których struktury są stosunkowo uschematyzowane. Czy tak popularnie obecne start-upy różnią się w swoim działaniu?

– Kultura start-upu stosuje od razu zwinne metody zarządzania projektami, które nie dają się przenieść na poziom zarządzania całą organizacją, jak krótkie iteracje, uczenie się na błędach czy szybkie dostarczanie kolejnych wersji. To idealne do wytwarzania np. oprogramowania, natomiast nie przystaje choćby do procesów księgowych, rozliczeniowych czy kontrolingowych – zauważa Łodziński. – Wydaje się, że start-upy ze swej natury mają cechę, która nie jest do końca dobra dla biznesu długofalowego, ponieważ ideą start-up-u jest poszukiwanie modelu biznesowego. Działa on na innych zasadach niż organizacja, która już taki model wypracowała i stosuje. Dlatego więcej jest w start-upie prototypowania, wypróbowywania, niż produkowania finalnego produktu. Startup jest nastawiony na ryzyko, podczas gdy "codzienny biznes" bardziej dba o bezpieczeństwo – dodaje.

Łodziński słusznie zauważa, że start-upy korzystają z narzędzi skoncentrowanych na jak najszybszym przepływie informacji pomiędzy członkami zespołu. W małym stopniu koncentrują się na wyniku finansowym, podczas gdy organizacje istniejące i próbujące przetrwać na rynku przede wszystkim koncentrują się na marżowości realizowanych prac. One po prostu potrzebują narzędzi dostarczających informacji zarządczej, która pozwoli tę marżowość określić, podkreśla ekspert ManagingBOX – programu do całościowego zarządzania organizacją.

Polskie firmy chętnie sięgają po narzędzia automatyzujące zarządzanie. Nie rozwiązuje to jednak jednego z głównych problemów: wprowadzania tych samych informacji w wielu miejscach. Może zamiast kolejnego programu, w zamierzeniu usprawniającego działanie firmy, skupić się na jednym? W końcu prowadzenie firmy to nie wyścigi na Excele, Basecampy i Asany. Na końcu liczą się przede wszystkim wyniki.