Jaka będzie przyszłość dokumentacji elektronicznej?

Znaczeniu dokumentu elektronicznego we współczesnej archiwistyce oraz
obecności archiwaliów w internecie poświęcona jest konferencja z udziałem badaczy z 20 państw,
którą zainaugurowano w środę w stołecznej siedzibie Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych.

Dyskusje w ramach dwudniowej konferencji stanowią okazję do wymiany doświadczeń przedstawicieli europejskich archiwów. Biorą w niej udział bowiem archiwiści z 2. krajów m.in. z Litwy, Łotwy, Niemiec, Hiszpanii, Gruzji, Kazachstanu, Uzbekistanu, Mołdawii, Azerbejdżanu, Rosji i Ukrainy.

Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych prof. Władysław Stępniak otwierając konferencję zwrócił uwagę, że prawidłowe działanie archiwów ma istotne znaczenie dla funkcjonowania zarówno państwa, jak i jego obywateli.

Wśród największych wyzwań współczesnej archiwistyki Stępniak wymienił m.in. wypracowanie metod zarządzania i przechowywania dokumentacji elektronicznej, co ma związek z rozwojem nowoczesnych technologii informacyjnych i komunikacyjnych. "Musimy cały czas szukać nowych rozwiązań w archiwistyce (). Szczególnie ważne jest zapewnienie integralności, poufności oraz dostępności dokumentacji elektronicznej w długim czasie" - tłumaczył Stępniak, wyjaśniając, że właśnie temu zagadnieniu poświęcona jest pierwsza sesja dwudniowej konferencji.

W referacie poświęconym problematyce zarządzania i przechowywania dokumentów elektronicznych Gatis Karlsons z Archiwum Narodowego Łotwy przypomniał, że "dokumenty elektroniczne to dokumenty "bardziej ulotne" od materiałów papierowych". Na Łotwie istnieją przepisy - zaznaczył Karlsons - w myśl których dokumenty elektroniczne muszą zostać przekazane do instytucji państwowych (archiwów) w terminie pięciu lat od chwili ich wytworzenia.

Liga Vibure z łotewskiego archiwum narodowego podkreśliła, że problemem większości łotewskich instytucji publicznych jest fakt, że nie przechowują one dokumentacji w postaci elektronicznej, a ich systemy informatyczne powstają bez uwzględnienia archiwizacji materiałów cyfrowych. "Na Łotwie istnieje ok. 18. systemów informatycznych o znaczeniu państwowym, jednak zaledwie cztery z nich powstały z udziałem archiwów" - wyjaśniła archiwistka.

O archiwalnych systemach informatycznych opowiadała w środę także Danute Kontrimaviciene z litewskiego Archiwum Akt Nowych. Według niej, "nowe technologie nie tylko stworzyły możliwość poprawienia warunków dostępu do archiwów, ale zmieniły także samą naturę dokumentów". Ich elektroniczna odmiana - wyjaśniła Kontrimaviciene - "nadaje się do długoterminowego przechowywania bez konieczności przelewania na papier".

Bettina Martin-Weber z Archiwum Federalnego Niemiec podkreśliła, że obecnie internet jest główną platformą prezentacji materiałów archiwalnych, jednak - w jej ocenie - niemożliwe jest, aby sprostać oczekiwaniom odbiorców, którzy pragną dostępu do całości archiwaliów w formacie cyfrowym.

Niemiecka badaczka dodała, że federalne archiwum prowadzi cyfrowy magazyn, w którym gromadzone są zdigitalizowane dokumenty. Przy ich opracowywaniu stosowane jest oprogramowanie BASYS - informatyczny system bazodanowy do opisu, zarządzania i prezentacji metadanych oraz archiwów cyfrowych.

Dyrektor Biura Udostępniania i Archiwizacji Dokumentów IPN Rafał Leśkiewicz przypomniał w rozmowie z PAP, że systemy informatyczne, służące obsługiwaniu dokumentów elektronicznych, są wdrażane w Polsce i na świecie od kilkunastu lat. "W archiwach i instytucjach użyteczności publicznej skanuje się dokumenty, opisuje się je w postaci cyfrowej, a następnie wykorzystuje w bieżących działaniach, przede wszystkim w zakresie udostępniania (). Dokument elektroniczny musi obrazować autentyczność, tzn. musi być wiernym odzwierciedleniem dokumentu oryginalnego" - tłumaczył Leśkiewicz zwracając uwagę, że przed archiwistami stoi zadanie utrzymania jak najdłuższej żywotności dokumentacji elektronicznej.

Badacz przypomniał, że od 200. r. w IPN funkcjonuje system elektronicznego udostępniania dokumentów w postaci cyfrowej. Jak tłumaczył, blisko połowa dokumentacji instytutu udostępnianej badaczom ma właśnie taką formę.

IPN prowadzi także cyfrowe archiwum, w ramach którego w czytelniach instytutu znajduje się ponad 30 mln rekordów (teczek) opisujących jednostki archiwalne oraz systemy osobowe.

Pytany o przyszłość dokumentu elektronicznego Leśkiewicz wyjaśnił, że w ciągu najbliższych kilku lat stanie się on podstawową formą dokumentowania funkcjonowania instytucji publicznych. "W zasadzie przestaniemy pracować z dokumentem papierowym, co nie oznacza, że zostanie on wyparty całkowicie. Dokument papierowy na pewno przetrwa, bo jak pokazały wieki historii, papier jest najtrwalszym nośnikiem przechowywania informacji" - podkreślił pracownik IPN.

Konferencja "Dokumentacja elektroniczna i udostępnianie materiałów archiwalnych w internecie" jest częścią cyklu spotkań "Colloquia Jerzy Skowronek dedicata", poświęconych wybitnej osobowości polskiej archiwistyki - zmarłemu tragicznie w 199. r. prof. Jerzemu Skowronkowi, który od 1993 r. sprawował funkcję szefa archiwów państwowych.

Organizatorami konferencji są: Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych i Instytut Pamięci Narodowej.

Źródło: PAP, SW, WP.PL