Mamy XXI wiek - poczta elektroniczna zmiotła z powierzchni ziemi tę tradycyjną. Teoretycznie, powinna była ona też uśmiercić usługę faksowania. Tak się jednak nie stało, a na całym świecie są sprzedawane zarówno tradycyjne urządzenia faksowe jak i wielofunkcyjne kombajny. Do tego rozwinął się rynek usług faksu wirtualnego, z którego korzysta coraz więcej firm i osób prywatnych. Dlaczego? Kto jeszcze korzysta z faksu w 2017 roku?
Administracja publiczna
Wystarczy wizyta na dowolnej stronie internetowej w domenie gov.pl bądź też należącej do administracji samorządowej, aby zobaczyć, że właściwie na każdej z nich można znaleźć kontakt za pośrednictwem faxu - częściej nawet niż przez pocztę elektroniczną. Mało tego - lektura tych stron pozwala zorientować się, że cały czas organizowane są przetargi na dostawy zarówno urządzeń faksowych, jak i kombajnów, które obowiązkowo muszą posiadać tę funkcjonalność. A dokumenty przetargowe należy przesyłać faksem.
Polskie firmy
Jak podaje UKE w danych za 2015 rok - z faksuje 83% dużych firm i instytucji i 46% średnich firm (czyli zatrudniających mniej niż 50 osób). Większość z nich wykorzystuje faks codziennie, lub przynajmniej kilka razy w tygodniu. Warto dodać, że 20% firm w Polsce w ogóle nie korzysta z poczty elektronicznej.
Kontrahenci zagraniczni
Ten kto myśli, że firmy zagraniczne są już całkowicie w świecie cyfrowym, ten jest w błędzie. W samej Francji sprzedawanych jest około 40 000 urządzeń rocznie, a średnio połowa firm wykorzystuje faks w komunikacji z klientami i kontrahentami. Dla przykładu, w Niemczech fax jest istotnym narzędziem pracy dla 40% pracowników.
Dlaczego faks trzyma się tak mocno? Aby to zrozumieć, wystarczy przyjrzeć się czynnikom, które na to wpływają. Dlaczego polskie firmy i instytucje wysyłają i odbierają miliony faksów?
...z powodu wagi odręcznego podpisu
Punkt pierwszy to biurokracja i to nie tylko państwowa. Dla wielu urzędów czy spółek Skarbu Państwa, a także niektórych dużych korporacji - podstawą jest dokument opatrzony odręcznym podpisem, do tego wydrukowany. W wielu z nich obowiązują jeszcze rozbudowane procedury regulujące kwestie bezpieczeństwa obiegu dokumentów i ich archiwizacji. Celem najczęściej jest łatwe i jednoznaczne przypisanie odpowiedzialności za decyzje do konkretnej osoby. Raczkująca informatyzacja, konieczność obsługi petentów nie mających dostępu do internetu (osoby starsze) powodują, że duże instytucje nie rezygnują z urządzeń z funkcją faksu, a nawet inwestują w rozwiązania chmurowe (jak wirtualny fax) do prowadzenia masowych wysyłek dokumentów i lepszej ich organizacji.
...z przyzwyczajenia
Zanim zaczniemy się stresować, że Polska jest w ogonie technologicznym Europy - zobaczmy jak popularne są faksy za granicą. W całej UE fax ma potężną rzeszę użytkowników, a dla wielu pracowników firm fax pozostaje kluczowym narzędziem pracy. Fax jest usługą (lub urządzeniem) istotnym dla 30% pracowników w Zjednoczonym Królestwie i blisko 40% w Niemczech. W samej Francji sprzedawanych jest kilkadziesiąt tysięcy urządzeń rocznie (nie wspominając o usługach wirtualnego faksu). W Europie z faksu korzysta też mały biznes, który ma tam starszą tradycję… braku dostępu do internetu.
...ze względu na sprzedaż
Wiele firm wykorzystuje faks jako narzędzie komunikacji masowej, nawet skuteczniejsze niż e-mail. Po prostu mniej osób wysyła faksy niż wiadomości pocztą elektroniczną i taka metoda dotarcia do odbiorcy bywa nieraz wysoce konwersyjna. Usługi wirtualnego faksu często oferują nawet funkcję kampanii, z ustawianiem harmonogramów wysyłek i importowaniem dużych grup kontaktów (np. taka możliwość jest dostępna w usłudze wirtualnego faksu u polskiego operatora telefonii internetowej VoIP - FCN)
.
Urządzenie vs wirtualny fax
O ile sprzedaż urządzeń faksowych drastycznie spada, to bardzo dobrze ma się segment kombajnów z wbudowaną funkcją odbierania i wysyłania faksów jako jedną z funkcji. Na takie urządzenia stać najczęściej duże firmy i instytucje, mniejsze coraz częściej przerzucają się na usługi chmurowe (czyli tzw. wirtualny fax). Nie jest to jednak regułą i nawet duże instytucje wykorzystują usługi nadawania i odbierania faksów online - np. do realizowania masowych kampanii. Nic zatem dziwnego, że przez jednego tylko operatora (wspomniany FCN) przechodzi nawet 8 milionów faksów rocznie.