Jak wycofać zgodę na przetwarzanie danych osobowych?

Telefony z banków, od operatorów komórkowych, e-maile i SMS-y z ofertami i promocjami. Zastanawiasz się kiedy zamówiłeś newsletter od firmy X albo podałeś numer telefonu firmie Y. Jeśli jesteś już zmęczony licznie spływającymi do ciebie informacjami handlowymi lub po prostu ich nie zamawiałeś, możesz z nich zrezygnować. Jednym ze sposobów jest wycofanie zgody na przetwarzanie danych osobowych. Do kogo należy zwrócić się z taką prośbą i jakie informacje możesz uzyskać od administratorów danych?

Formularz wypełniany podczas rejestracji, aby uzyskać dostęp do serwisu, forum internetowego, pobrać e-booka z sieci, czy też wykonać szybką płatność. To tylko jedne z nielicznych przykładów, w których proszeni jesteśmy m. in. o wyrażenie zgody na przetwarzanie naszych danych. Z sytuacją, w której mamy możliwość zaznaczenia takiej opcji spotykamy się również podczas zakładania karty stałego klienta w sklepie stacjonarnym, karty lojalnościowej na stacji benzynowej, podpisując formularz rejestracyjny w przypadku startu w zawodach albo udziału w konferencji.

–. Z przeprowadzonego badania "Komunikacja SMS w Polsce 2015" wynika, że ponad trzy czwarte internautów w Polsce jest zainteresowanych SMS-ami dotyczącymi ich ulubionych marek. Dlatego można powiedzieć, że problemem nie jest samo wyrażenie zgody na przetwarzanie danych i wiążące się z nim np. otrzymywanie SMS-em wiadomości o promocji na produkt lub usługę – mówi Daniel Zawiliński z SerwerSMS.pl. Jak wyjaśnia Zawiliński, istotę stanowi tutaj sposób pozyskania danych, treść komunikatu oraz częstotliwość jego otrzymywania. – Podmioty, które próbują pozyskać zgodę w nieprawidłowy sposób lub wykorzystują je niezgodnie z przeznaczeniem, muszą liczyć się z tym, że ostateczny efekt będzie odwrotny od zamierzonego – klient po prostu je wycofa – mówi Zawiliński. – Takie sytuacje mają miejsce gdy np. klient nie ma możliwości odznaczenia zgody na otrzymywanie informacji handlowych, za często otrzymuje wiadomości lub gdy komunikat nie dotyczy deklarowanych przez niego zainteresowań – dodaje.

Samo zamieszczenie klauzuli w niektórych przypadkach jest wymagane, np. gdy decydujemy się na zakupy online z dostawą kurierem pod wskazany adres. Należy jednak pamiętać, że czym innym jest akceptacja regulaminu, a czym innym wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych, otrzymywanie informacji handlowych, czy też udostępnienie naszych danych podmiotom trzecim w celu wysyłania przez nie informacji handlowych drogą elektroniczną. Dlatego przed dokonaniem rejestracji warto dokładnie przeczytać klauzule znajdujące się pod formularzem. Powinny być one sformułowane w sposób zrozumiały i jasny, a co najważniejsze muszą być dobrowolne. Co tak właściwie oznacza w tym przypadku dobrowolność?

–. Jednym z przykładów braku takiej dobrowolności jest sytuacja, w której kupujący w sklepie internetowym musi zaznaczyć okienko z akceptacją regulaminu oraz zgodą na otrzymywanie informacji handlowych, bo w przeciwnym razie nie może przejść do kolejnego etapu zakupów – mówi prawnik Ewelina Zakrzewska-Zaręba z firmy PIN Consulting, zajmującej się w ochroną danych osobowych. – Do nieprawidłowych zgód zaliczamy również te, w przypadku których automatycznie są zaznaczone oba wspomniane okna, aby nie otrzymywać takich treści użytkownik musi je wyczyścić lub okienka ze zgodami są już zaznaczone i nie ma możliwości ich edycji – dodaje. Niezgodne z przepisami jest również zamieszczanie klauzul w treści regulaminu, np. zamawiając usługę przez dany serwis wyrażamy tym samym zgodę na otrzymywanie e-mailem lub SMS-em informacji w przypadku pojawienia się w nim nowych promocji.

Co w przypadku, kiedy nie chcemy już otrzymywać e-maili, SMS-ów lub telefonów z promocyjnymi ofertami? Oczywiście możliwe jest wycofanie zgody na przetwarzanie danych osobowych w celach handlowych. Możemy to zrobić e-mailowo, telefonicznie lub przesyłając pismo na adres korespondencyjny administratora naszych danych. –. Część firm umożliwia edycję niektórych ustawień jak np. dostarczanie powiadomień o promocjach w panelu klienta. Udostępnienie takiej opcji, podobnie jak stopka rezygnacji w mailingach, może wpłynąć pozytywnie na wizerunek firmy – mówi Daniel Zawiliński z platformy SerwerSMS.pl. – Klient, który ma ułatwione odwołanie takiej zgody na pewno chętniej wróci do nas w przyszłości. Poza tym rezygnacja z newslettera wcale nie musi oznaczać brak zainteresowania naszymi produktami czy też usługami – dodaje.

W takiej sytuacji pojawi się również pytanie o wycofanie zgody na przetwarzanie danych osobowych. –. Obecne przepisy dotyczące ochrony danych osobowych nie przewidują możliwości ich zastrzeżenia. Zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych istnieje natomiast możliwość wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych. Pismo takie powinniśmy skierować do administratora danych – wyjaśnia radca prawny Michał Pankiewicz z kancelarii Pankiewicz Grupa Prawna.

Oprócz zgody na przetwarzanie danych osobowych i otrzymywanie informacji handlowych może zdarzyć się, że zostaniemy poproszeni o zgodę na udostępnianie danych objętych zgodą podmiotom trzecim w celu wysyłania przez nie informacji handlowych drogą elektroniczną. Klauzula ta jest o tyle istotna, że administrator danych nie ma obowiązku informowania podmiotów, którym przekazał nasze dane o wycofaniu przez nas zgody. Oznacza to, że takie żądanie musimy każdorazowo skierować do pozostałych administratorów. Jednak od administratora danych zobowiązany jest nam przekazać informacje:

• jakie zgody zostały udzielone
• o celu, zakresie i sposobie ich przetwarzania
• jak długo dane są przetwarzane
• o źródle pochodzenia danych
• o sposobie udostępniania danych, a w szczególności informacji o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane te są udostępniane

Inaczej wygląda sytuacja uaktualnienia lub sprostowania danych. W takim przypadku administrator jest zobowiązany poinformować innych administratorów, którym udostępnił dane, o zmianach.

Często możemy się spotkać również z sytuacją, kiedy dzwoni do nas handlowiec reprezentujący nieznaną nam firmę. Często zadajemy sobie pytanie, skąd firma ma nasz numer telefonu. Warto w takiej sytuacji pamiętać, że handlowiec ma obowiązek powiedzieć nam, kto jest administratorem bazy i jaki jest jego adres. –. Jeśli nie jesteśmy pewni, czy udostępnialiśmy firmie nasze dane lub chcemy, aby firma ta zaprzestała ich przetwarzania, zawsze możemy poprosić handlowca o podanie adresu siedziby i pełnej nazwy administratora naszych danych. Handlowiec jest zobowiązany do udostępnienia nam takich informacji – wyjaśnia prawnik Ewelina Zakrzewska-Zaręba z PIN Consulting Sp. z o.o. – Pamiętajmy, że w przypadku gdy administratorem danych jest osoba fizyczna, handlowiec musi podać nam jej miejsce zamieszkania oraz imię i nazwisko – dodaje.