Fakty i mity dotyczące podpisu elektronicznego
Przypatrując się toczącym się dyskusjom, czytając artykuły i porady krążące w sieci, odnieść można wrażenie, że wokół żadnego produktu nie narosło tyle krzywdzących i niesprawdzonych opinii, co wokół podpisu elektronicznego. Rodzimy sceptycyzm napędza brak zaufania, odcinając przedsiębiorców od opłacalnego narzędzia, zwiększającego konkurencyjność i innowacyjność biznesu.
Podpis elektroniczny jest zbyt drogi i elitarny
Fałsz. Najbardziej krzywdząca z opinii dotyczy ceny oraz opłacalności stosowania podpisu elektronicznego. W społeczeństwie wciąż pokutuje niesłuszna opinia mówiąca, że jest to produkt elitarny i drogi. Podobnie jak z alarmem w siedzibie firmy czy z oprogramowaniem antywirusowym – na wydatek patrzeć należy jak na inwestycję, nie jak na utopione pieniądze. Jednorazowa opłata za zestaw do e-podpisu to wydatek rzędu dwustu pięćdziesiąt złotych, odnowienie certyfikatu na kolejny rok – jedynie sto. W kontekście wydatków biznesowych, a zwłaszcza uzyskanych korzyści handlowych i administracyjnych – zakup ten po prostu się opłaca. Co innego w przypadku użytkownika indywidualnego – tutaj taki koszt, to często bariera nie do przeskoczenia.
v
Podpis elektroniczny znajduje zastosowanie jedynie w dużych firmach
Fałsz. Podpis elektroniczny ma taką samą moc prawną jak tradycyjna sygnatura, a w każdym przedsiębiorstwie, bez względu na wielkość, branże czy ilość zatrudnianych osób - generowane są i przesyłane faktury, umowy oraz oferty handlowe. Każda z firm wypełniać musi także zobowiązania formalne względem jednostek administracyjnych.
Uzyskanie podpisu jest skomplikowane
Fałsz, ale... Uwierzytelnienie dokumentu podpisem elektronicznym zapewnia najwyższą gwarancję bezpieczeństwa. Partnerzy biznesowi muszą mieć całkowita pewność co do poufności danych i prawdziwości informacji zawartych w przesyłanych umowach, fakturach czy ofertach handlowych. Z tego też względu uzyskanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego przez daną osobę musi wiązać się ze szczegółową weryfikacją tożsamości kupującego oraz późniejszym przesłaniem do centrum certyfikacyjnego wymaganych dokumentów.
W podstawowym typie Certyfikatu Uniwersalnego, dedykowanym dla wszystkich osób podpisujących dokumenty (w tym deklaracje do ZUS), wymagana jest jedynie weryfikacja tożsamości na podstawie ważnego dowodu osobistego lub paszportu.
Podpis elektroniczny jest wykorzystywany tylko w sferze biznesu
Fałsz. Podpis elektroniczny stanowi uniwersalną gwarancję i uwierzytelnienie przesyłanego dokumentu. Największe korzyści zapewnia on nie tylko w kontaktach biznesowych, ale i w sferze e-Administracji, zapewniając wygodne, bezpieczne i szybkie przekazywanie dokumentów do ZUS-u, Urzędu Skarbowego, Krajowego Rejestru Sądowego czy GIODO.
Podpis elektroniczny to niezbędne narzędzie usprawniające m.in. pracę działu księgowości. Zapewnia on wielką oszczędność czasu - odpada ręczne wypełnianie i podpisywanie dokumentów, pieczętowanie, kopertowanie i wysyłka. Podpisane dokumenty przesyłane są natychmiast do urzędu, a księgowość otrzymuje automatyczne poświadczenie ich odbioru - mówi Mariusz Janczak z Unizeto Technologies.
W Polsce rynek e-usług nie jest na tyle rozwinięty, aby podpis elektroniczny był opłacalny Fałsz. E-Administracja nabiera w Polsce realnego kształtu, a praktycznie z każdym dniem aktywowane się nowe e-usługi. Już dziś bez wychodzenia z biura bezpiecznie załatwić można wiele kwestii, takich jak:
- składanie formularzy do KIO (Krajowej Izby Odwoławczej)
- składania pism procesowych w sądowym postępowaniu upominawczym,
- kontaktów drogą elektroniczną z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), np.:podpisania wniosku o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu ze składkami na ubezpieczenie społeczne, podpisania deklaracji,
- nadawania mocy prawnej dokumentom w kontaktach prawnych przez Internet (np. upoważnienia elektroniczne w ZUS),
- pozyskiwania wypisów elektronicznych dotyczących wszystkich podmiotów gospodarczych wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS)
- podpisywania urzędowej korespondencji z podmiotami administracji publicznej za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej,
- składania e-deklaracji podatkowych
- zawierania umów cywilno-prawnych w formie elektronicznej,
- wystawiania faktur w formie elektronicznej,
- uczestniczenia w aukcjach i przetargach elektronicznych (np. www.e-przetarg.pl),
- podpisywania raportów do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF),
- zgłaszania drogą elektroniczną zbiorów danych osobowych do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO),
- składania e-deklaracji do Ubezpieczeniowego Funduszu Gwarancyjnego (UFG),
- nadawania elektronicznym odpisom i zaświadczeniom wydawanym przez Centralną Informację o Zastawach Rejestrowych, mocy prawnej dokumentów urzędowych,
- składania drogą elektroniczną do Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP) wniosków o dotacje unijne (www.parp.gov.pl),
Jak pokazują obowiązujące tendencje, w najbliższym czasie możemy spodziewać się ciągłego poszerzania palety e-usług oraz obsługujących je urzędów.