Bezpieczeństwo w cenie biletu. Nigdy nie zgubisz żadnego pliku

Bezpieczne dane, bezpieczna poczta – ten doceni, kto choć raz stracił zdjęcia, pliki, czy ważne dokumenty. Usługa Microsoft 365, znana przede wszystkim jako zestaw aplikacji biurowych, oferuje też funkcje, dzięki którym utrata urządzenia czy dostępu do danych nie będzie już tak bolesna.

Microsoft 365 to dawne Office 365. Firma doszła jakiś czas temu do wniosku, że słowo Office nie oddaje w pełni tego, co oferuje swoim użytkownikom. Wniosek ze wszech miar zasadny, jeśli popatrzymy na to, jakie możliwości daje subskrypcja tej usługi nie tylko w zakresie tworzenia i edycji różnych dokumentów, ale też – bezpieczeństwa.

Swoistym "centrum" Microsoft 365 jest OneDrive, który można skrótowo opisać jako dysk w chmurze, ale tak naprawdę jest czymś znacznie bardziej funkcjonalnym niż "magazyn na pliki". Jest efektywnym zabezpieczeniem danych, których utrata jest znacznie bardziej bolesna – i często kosztowna – niż zgubienie czy awaria komputera lub smartfona. Tak –smartfona, bo OneDrive chroni też np. zdjęcia zrobione smartfonem czy tabletem.

Z OneDrive spotkali się wszyscy, którzy na swoich komputerach mają Windows 10. Ta usługa w wersji darmowej jest domyślnym składnikiem systemu. Po zalogowaniu się kontem Microsoft (utworzonym np. przy startowej konfiguracji systemu) mamy dostęp do zapisanych w OneDrive plików na urządzeniach mobilnych i przez przeglądarkę internetową.

W systemie OneDrive jest widoczny jako folder w Eksploratorze Plików. Wszystko, co wrzucimy do tego folderu, automatycznie jest synchronizowane z chmurą. Możemy dodatkowo określić, czy chcemy, żeby pliki z OneDrive były przechowywane tylko w chmurze, czy też lokalnie – to pierwsze pozwala na zaoszczędzenie miejsca na lokalnym twardym dysku, które w sprzedawanych dziś komputerach często mają niewielkie rozmiary.

Na komputerach z Windowsem backupowane automatycznie mogą być również pliki na pulpicie oraz w folderach Dokumenty i Obrazy, czyli miejsca, gdzie najczęściej lądują istotne dane.

Jednak, żeby skorzystać z tej możliwości, konieczne jest wykupienie większej ilości miejsca na OneDrive, bo wersja darmowa to tylko 5 GB. Można ją powiększyć aż do 1 TB, wykupując subskrypcję Microsoft 365, która daje dostęp do wszystkich aplikacji Microsoftu, w tym: Worda, Excela, PowerPointa, Skype, Outlooka oraz Teamsów, które ostatnio zostały udostępnione również dla użytkowników domowych, dzięki czemu popularne w biznesie i edukacji narzędzie pozwala obecnie na wygodną komunikację np. podczas zdalnych spotkań w rodzinnym gronie. To grono może liczyć nawet kilkaset osób!

Ważnym zabezpieczeniem naszej pracy jest też możliwość przywrócenia usuniętego pliku. Wystarczy wejść na OneDrive przez przeglądarkę internetową i wybrać kosz. Znajdziemy tam listę ostatnio usuniętych plików. Możemy je przywrócić jednym kliknięciem.

Wreszcie – najbardziej chyba przydatna funkcja, z której można skorzystać, jeśli zostało uszkodzonych, skasowanych czy zmienionych więcej plików.

Można przywrócić stan OneDrive z dowolnego dnia z 30 dni wstecz. Po zalogowaniu się przez przeglądarkę wybieramy tylko czas, do jakiego chcemy wrócić. Po chwili mamy dostęp do wszystkich plików aktualnych na ten dzień.

To funkcja nie do przecenienia w szczególnie krytycznych sytuacjach, kiedy na dysku mamy pamiątkowe zdjęcia, ważne pliki z pracy, dokumenty. Można również wrócić do historycznych wersji dokumentów Office, na wypadek np. dokonania przypadkowych zmian lub gdy okazuje się, że trzeba cofnąć się kilka kroków w swojej pracy.

OneDrive nie jest więc tylko przechowalnią plików, chociaż już jego podstawowa funkcja "magazynu plików" sprawia, że są one bezpieczne – w razie utraty sprzętu czy np. ataku hackerskiego, który zablokuje dostęp do danych – można dostać się do nich z innego urządzenia. Wystarczy zalogować się na swoje konto Microsoft 365.

Ale usługa ta daje jeszcze jedno dodatkowe zabezpieczenie – folder zwany Magazynem Osobistym. Można się do niego dostać wyłącznie po dodatkowej weryfikacji. Może to być numer PIN lub kod wysłany w wiadomości e-mail lub SMS. Urządzenia dające możliwość weryfikacji biometrycznej wykorzystają w tym przypadku skan twarzy lub odcisk palca. Dodatkowo pliki przechowywane w Magazynie są szyfrowane. Jeśli masz więc w komputerze piki wrażliwe, jak np. poufne dane finansowe lub cenne informacje osobiste, Magazyn Osobisty to dobry sposób na ich przechowywanie i zabezpieczenie

Niezbyt znanym, ale bardzo przydatnym sposobem zabezpieczenia zdjęć ze smartfona przed ich utratą (np. razem ze zgubionym urządzeniem) jest aplikacja OneDrive i jej funkcja automatycznego wysyłania fotografii i nagranych klipów wideo do chmury. Po zainstalowaniu i konfiguracji aplikacji pliki te, poza zapisaniem w pamięci urządzenia, stają się dostępne w folderze Obrazy na OneDrive.

Dzięki temu są chronione, ale też mamy możliwość niemal natychmiastowej edycji np. w programie graficznym na komputerze, bez konieczności wysyłania plików e-mailem lub udostępniania samemu sobie za pomocą różnych narzędzi.

W kwestii bezpieczeństwa istotne jest nie tylko przechowywanie danych, ale i to, co dostajemy na swoją skrzynkę pocztową i co z niej wysyłamy.

Subskrybenci Microsoft 365 Personal i Family mają możliwość korzystania z poczty Outlook.com, która zawiera funkcję szyfrowania. Wystarczy wybrać odpowiednią opcję z menu, aby zaszyfrować wiadomość (to pierwsza możliwość) lub zaszyfrować wiadomość i uniemożliwić przesłanie jej dalej przez adresata (to druga możliwość).

Jeśli odbiorca korzysta z usługi Microsoft 365 lub Outlook.com (i ma adres e-mail w tej usłudze), może odczytywać zaszyfrowane wiadomości tak samo jak wszystkie inne.

Jeśli natomiast korzysta z usług innych dostawców poczty – dostanie e-maila z instrukcją, jak odczytać zaszyfrowaną wiadomość.

W ramach tego rozwiązania szyfrowane są również wszystkie załączniki wiadomości, co jest szczególnie ważne, gdy w e-mailu są dołączone skany umów, dokumentów itd.

Pozostaje pytanie o to, kto ma dostęp do naszych danych zapisanych w chmurze danych? Microsoft jest pod tym względem bardzo skrupulatny – działa w oparciu nie tylko o RODO, ale też o wdrożoną normę ISO-IEC 27018, która jest pierwszym międzynarodowym kodeksem praktyk w zakresie zarządzania danymi osobowymi w chmurze obliczeniowej.

Dane użytkowników należą tylko do nich, a Microsoft jest jedynie dostawcą usługi ich przechowywania. Trochę przypomina to konto w banku – pieniądze są własnością klienta, a bank jest jedynie dostawcą usługi ich przechowywania.

Warto tu dodać, że chmura Microsoftu działa również w oparciu o georeplikację, czyli przechowywanie kopii w dwóch różnych miejscach, na wypadek np. klęski żywiołowej czy pożaru. Nie ma więc obaw, że OneDrive ulegnie awarii i stracimy pliki.

Microsoft 365 to niewielki wydatek, porównywalny z subskrypcjami np. serwisów streamingowych muzycznych czy video.

Za 299.99 zł rocznie można wykupić licencję Personal, w której jeden użytkownik może korzystać ze wszystkich usług i aplikacji aż na 5 urządzeniach (w dowolnej konfiguracji na komputerze, tablecie, smartfonie) i ma do dyspozycji 1 TB powierzchni dysku OneDrive.

Jeszcze bardziej opłacalną opcją jest licencja Family – za 429,99 zł rocznie z usługi może korzystać aż 6 osób. Każda ma swoje konto i własną powierzchnię 1 TB OneDrive, czyli łącznie 6 TB!

To około 6 zł średnio miesięcznie na użytkownika, czyli mniej niż dwa najtańsze bilety komunikacji miejskiej w stolicy. Koszt zdecydowanie niewielki w stosunku do możliwości Microsoft 365.