Od informacji do decyzji. Nie ma inteligentnego biura bez praktycznych danych

Dostosowanie przestrzeni pracy do powyższych oczekiwań to nie lada wyzwanie, które wymaga sprawnego procesu decyzyjnego oraz wiedzy.

Zadanie ułatwiają inteligentne rozwiązania, które umożliwiają gromadzenie szczegółowych danych zebranych w biurze. Pozwalają one przeprojektować je na podstawie wiarygodnych informacji. Dlaczego więc wciąż tak rzadko się z nich korzysta?

Problem polega na tym, że chociaż firmy dysponują niespotykaną dotąd ilością informacji, nie zawsze gromadzą właściwe dane lub nieodpowiednio je organizują.

Aby więc skutecznie dostosować biuro pod kątem przyszłości pracy, trzeba zacząć od uporządkowania procesu zarządzania danymi. Chodzi o sposób ich gromadzenia, ale także ich przekazywania w firmie. Od czego zacząć?

Nie każda decyzja musi być rewolucją. Często wystarczy drobna zmiana, aby uzyskać znaczące usprawnienia.

Na przykład wprowadzając rozwiązania bezdotykowe, możemy rozładować poranny tłok na wejściu do biura i pozwolić wszystkim szybciej zabrać się za pracę. Dodatkowo wzrośnie higiena, co sprzyja zdrowiu i dobremu samopoczuciu. Natomiast jeśli dane wskazują, że pracownicy mają trudności z koncentracją, możemy stworzyć specjalne strefy do pracy w skupieniu.

Ogólne statystyki są wciąż wartościowe, ale muszą uzupełniać je precyzyjne wskaźniki, które umożliwią bardziej precyzyjne zmiany.

W praktyce oznacza to np. korzystanie z czujników o możliwościach wykraczających poza standardy branżowe. W dzisiejszych biurach szczegółowość jest tym ważniejsza, że pozwala zachować dystans społeczny i zgodność z normami bezpieczeństwa. 

Najlepiej połączyć informacje z przestrzeni wirtualnej i fizycznej, aby uzyskać pełny obraz tego, w jaki sposób pracownicy korzystają z biura.

Ważne wskaźniki fizyczne to: liczba osób na danej powierzchni w ciągu dnia, ich interakcje z innymi zespołami oraz sposób poruszania się po biurze. Jeśli chodzi o środowisko cyfrowe, poznanie zachodzących w nim interakcji między zespołami uzupełni nasze informacje o środowisku fizycznym. Te szczegółowe dane pomogą nam podjąć odpowiednie decyzje. Które zespoły muszą spotykać się w biurze i kiedy?

Czy pracownicy czują się nadal przywiązani do firmy? Ile osób znajduje się w biurze w szczytowym okresie? Czy są w stanie komunikować się bezpiecznie?

Naprawdę szczegółowe informacje należy gromadzić w obrębie całej firmy. Wnikliwa analiza jedynie jej określonych części może tworzyć "martwe punkty" utrudniające podejmowanie decyzji. To jeden z głównych powodów, dla których tylko jedna trzecia liderów biznesu uważa, że jakość ich procesu decyzyjnego jest "bardzo dobra". 

Aby rozwiązać ten problem, warto skoncentrować się na następujących obszarach:

• Wskaźniki dotyczące samopoczucia i środowiska– czy pracownicy przebywają w odpowiednich warunkach (oświetlenie, powietrze, cień, temperatura)?
• Raporty o wykorzystaniu biura – czy pracownicy optymalnie wykorzystują dostępną przestrzeń? Czy biuro jest zatłoczone? Czy pracownicy mogą znaleźć potrzebnych im współpracowników?
• Style pracy i nawyki związane ze spotkaniami – w jaki sposób pracownicy pracują i czy są w stanie współpracować na miejscu i zdalnie?

Nawet jeśli skupimy się na wszystkich wspomnianych obszarach, w pewnych sytuacjach nadal potrzebujemy czynnika ludzkiego, żeby osadzić dany problem w szerszym kontekście.

Na przykład dane pokazują, że jedna z przestrzeni w biurze nie jest używana. Powstała specjalnie do indywidualnej pracy wymagającej skupienia, ale z samych danych nie można wywnioskować, dlaczego nie spełnia swojej funkcji.

Ostatecznie, dzięki obserwacjom, okazuje, że każdy, kto przechodzi obok tego pomieszczenia, może patrzeć na monitory osób znajdujących się w środku. Ponadto brakuje wygodnych miejsc do pracy w tym miejscu przez dłuższy czas.

W tym przypadku same dane nie pozwalają zidentyfikować braku komfortu i prywatności jako problemu – potrzebny jest czynnik ludzki, w tym przypadku – obserwacja eksperta od planowania biur.

Kiedy już zaczniemy gromadzić dane we właściwy sposób, musimy zastanowić się, jak udostępnić je w firmie w przyswajalnej formie.

W tym kontekście bardzo przydaje się narzędzie do wizualizacji informacji. Zamiast przekazywać wszystkie dane surowe w jednym pliku (który trzeba przeszukiwać ręcznie), możemy je udostępnić na intuicyjnej platformie. Dzięki temu zespoły będą mogły filtrować dane i szybko pozyskać najbardziej potrzebne im informacje. 

Na przykład manager biura chce wiedzieć, kiedy pracownicy przychodzą i wychodzą. Ta wiedza pozwoli mu wyznaczyć personel do obsługi recepcji lub sprzątania w odpowiednim czasie.

Z kolei dział HR i liderzy zespołów chcą znać pory dnia, kiedy pracownicy są najbardziej wydajni, gdzie wydajność można poprawić oraz jak zespoły współpracują ze sobą. 

Udostępniając te dane w prosty sposób odpowiednim osobom, możemy bardziej precyzyjnie dostosować biuro do potrzeb firmy. Pozwoli to bardziej efektywnie wykorzystać powierzchnię biurową i zwiększyć wydajność.

Dane są bezużyteczne, jeśli nie można wydobyć z nich praktycznych informacji. Nie wystarczą same systemy gromadzenia danych; żeby były one jak najbardziej przydatne, trzeba jeszcze wdrożyć odpowiednie praktyki.

Inteligentne rozwiązania biurowe, takie jak Symbiosy, usprawniają ten proces, od samego początku pozwalając gromadzić dane we właściwy sposób.