Ochrona danych osobowych w firmie – jak zadbać o wrażliwe informacje pracowników lub klientów?
Na czym polega ochrona danych osobowych w firmie? Które dane osobowe podlegają szczególnej ochronie? Jakie kary grożą przedsiębiorcom za niewywiązanie się z obowiązku ochrony danych osobowych pracowników, kontrahentów i klientów? Odpowiedzi na te i inne pytania dotyczące ochrony danych osobowych znajdziesz w tym artykule. Sprawdź, jakie rozwiązania wdrożyć w firmie!
Czym jest ochrona danych osobowych? Czyli nie takie RODO straszne, jak je malują…
Ustawa o ochronie danych osobowych reguluje kwestie związane z ochroną informacji, na podstawie których jednoznacznie możemy ustalić bądź potwierdzić tożsamość konkretnej osoby fizycznej. Obowiązująca ustawa zastąpiła poprzednie rozwiązania prawne w związku z wejściem w życie unijnego Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych, w skrócie określanego mianem RODO.
Wprowadzone regulacje wyraźnie doprecyzowują, jakie prawa mają osoby fizyczne, których dane osobowe są przetwarzane. Jednocześnie przepisy te nakładają na podmioty gromadzące i przetwarzające dane osobowe – w tym przedsiębiorców – szereg obowiązków, których niewypełnienie wiąże się z wysokimi karami finansowymi, jakie mogą zostać nałożone przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).
Rola i obowiązki przedsiębiorcy wynikające z RODO
Podmiot dysponujący danymi osobowymi swoich klientów czy pracowników staje się administratorem danych osobowych. Zobowiązany jest on do zabezpieczenia powierzonych mu danych osobowych poprzez stosowanie odpowiednich środków materialnych i organizacyjnych, a także do powołania – w określonych przez prawo przypadkach – Inspektora Ochrony Danych Osobowych.
Ponadto przedsiębiorca musi wypełnić obowiązek informacyjny polegający na informowaniu osób, których dane osobowe są przetwarzane, o podstawie prawnej, celu i sposobie ich przetwarzania. Od administratora danych osobowych wymaga się również tego, aby poinformował on osoby, których dane osobowe zostały naruszone, o każdorazowym wycieku tychże informacji.
Pomimo szeregu wymagań, jakie RODO stawia przed przedsiębiorcami, daje ono dużą swobodę w kształtowaniu polityki prywatności, co przyczynia się odformalizowania procesu ochrony danych osobowych w firmie, a tym samym – do zmniejszenia biurokracji w przedsiębiorstwach. Poznaj więcej informacji o RODO i tym, na czym polega ochrona danych osobowych na Firmove.
Ochrona danych osobowych w firmie a dane wrażliwe
Szczególną kategorię danych osobowych stanowią dane wrażliwe. Zaliczamy do nich między innymi dane biometryczne, czyli informacje o cechach fizycznych, fizjologicznych czy behawioralnych danej osoby. Są one pozyskiwane w wyniku specjalnego przetwarzania technicznego i umożliwiają jednoznaczne ustalenie bądź potwierdzenie tożsamości danej osoby. Przetwarza się je jedynie w celu identyfikacji określonej osoby. Przykładem danych wrażliwych są informacje, jakie możemy odczytać z analizy linii papilarnych, siatkówki oka czy unikalnego dla każdego człowieka kodu DNA.
Kolejną kategorią zaliczaną do danych wrażliwych są informacje dotyczące: zdrowia, pochodzenia rasowego bądź etnicznego, poglądów politycznych, wyznania religijnego czy kwestii światopoglądowych, seksualności oraz orientacji seksualnej, a także przynależności do związków zawodowych.
Domyślnie dane te – tworzące katalog zamknięty – nie mogą być przetwarzane poza wyjątkami określonymi przez RODO. Dopuszcza się ich przetwarzanie jedynie w sytuacjach, w których jest to niezbędne do realizacji szczególnych praw lub wypełniania obowiązków bądź gdy wynika to ze stosunku pracy.
Dbanie o bezpieczeństwo danych osobowych nie powinno być dziś przykrym obowiązkiem, lecz zwyczajnym standardem. RODO dotyczy wszystkich przedsiębiorców. Dzięki wdrożeniu prostych rozwiązań w Twojej firmie, możesz spać spokojnie, bez obaw, że przetwarzane przez Ciebie dane osobowe trafią w niepowołane ręce.