Archiwum Cyfrowe

Każdy z nas – mimo zawieruchy dziejowej, migracji wojennych, powojennych i tych współczesnych – ma zapewne w domu stare dokumenty, zdjęcia, pamiątki po bliskich. Często już nawet możemy nie pamiętać poszczególnych imion, miejsc i właścicieli historycznych bibelotów. Ale to one pozwalają nam uświadomić sobie nasze korzenie i bagaż przeżyć. Pamiętamy i często pielęgnujemy tę pamięć budując swoje własne prywatne archiwa, drzewa genealogiczne, dzielimy się z najbliższymi osiągnięciami i sukcesami.

Funkcję zachowania pamięci kulturowej w życiu społecznym pełnią m.in. archiwa i muzea. Oba typu instytucji prowadzą bardzo ważne działania społeczne. Każdy z nas może pójść do muzeum, zapoznać się ze zgromadzonymi eksponatami, z reguły poznać ich dzieje i wartość historyczną. Podobnie z archiwami. Dostęp do zasobów archiwalnych zgodnie z artykułem 16a punkt 1. ustawy przysługuje każdemu obywatelowi. Precyzja, z jaką skonstruowane zostały przepisy ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, pokazuje jak ważne miejsce zajmują archiwa w systemie państwa.

Udostępnianie zasobów archiwów odbywa się po uprzednim zgłoszeniu chęci zapoznania się ze wskazanymi zasobami w czytelni archiwum. Jednak coraz rzadziej otrzymamy do ręki autentyczny dokument, zdjęcie, mapę itp. Coraz częściej natomiast będzie to reprodukcja lub zapis w wersji elektronicznej. Wynika to z troski o stan zachowania materiału archiwalnego i konieczność zabezpieczenia przed uszkodzeniami, przede wszystkim w następstwie zmian chemicznych i fizycznych archiwaliów. W ostatnich latach rozwój technologii informatycznych umożliwił już nie tylko przygotowanie jednostkowych obiektów archiwalnych do udostępniania w formie zdigitalizowanej, ale pozwolił na przenoszenie całych zasobów poszczególnych archiwów do systemów elektronicznych. Takie rozwiązanie daje nie tylko dostęp do wersji elektronicznych dokumentów, ale dzięki szczegółowo określonemu zakresowi metadanych zdecydowanie ułatwia przeprowadzenie kwerendy archiwalnej, skraca czas potrzebny na wyszukanie i uzyskanie dostępu do konkretnego dokumentu, upraszcza administrowanie posiadanymi i udostępnianymi zasobami, daje możliwość prostszej ewidencji i inwentaryzacji. Nie ogranicza się tylko do wewnętrznych, zamkniętych systemów komputerowych. Dzięki fachowo przygotowanym stronom internetowym można wybrane dokumenty lub nawet większe jednostki archiwalne udostępnić zainteresowanym w sieci www.

Takie rozwiązanie przyjęło np. Centralne Archiwum Wojskowe Wojskowego Biura Historycznego i korzystając z zaimplementowanego elektronicznego systemu Cyfrowe Archiwum, z okazji setnej rocznicy bitwy warszawskiej 1920 umożliwiło zapoznanie się z niepublikowanymi dotychczas teczkami radiowywiadu wojskowego z 1920 roku wpisanego na światową listę UNESCO Pamięć Świat. Podobny system zaawansowanej ewidencji i inwentaryzacji, przechowywania, zarządzania, opisu i udostępniania zasobów od kilku lat funkcjonuje także w Instytucie Pamięci Narodowej. Zdecydowanie ułatwia korzystanie z do niedawna trudno dostępnych zasobów.

Oba systemy, dostosowane do specyfiki zasobów obu archiwów zostały przygotowane i wdrożone przez firmę Enigma Systemy Ochrony Informacji www.enigma.com.pl . Dzięki zastosowaniu rozwiązań opartych m.in. na kryptografii udało się stworzyć archiwum elektroniczne w pełni bezpieczne i funkcjonalne, nie narażone na nieautoryzowany dostęp, wyciek danych czy ich zmianę. Ułatwienia objęły nie tylko kwerendę i inwentaryzację, ale także obsługę użytkowników spoza instytucji.

Digitalizacja i administrowanie zasobami w systemie Cyfrowe Archiwum ułatwia korzystanie ze zgromadzonych dokumentów przez zawodowych historyków, publicystów i instytucje. Pozwala też aktywnie korzystać z materiałów osobom prywatnym, pasjonatom i hobbystom.

Artykuł sponsorowany Enigma