Tymi trikami ułatwisz sobie pracę

Prawie każdy pracownik biurowy ma do czynienia na co dzień z programami pakietu MS Office. Chociaż mają one wiele ułatwień, nie wszyscy o nich wiedzą. W tym poradniku prezentujemy kilka wskazówek, które ułatwią pracę z Wordem i Excelem.

• *SHIFT + strzałki *– zaznaczanie kolejnych komórek, zgodnie ze wskazaniem strzałek
• SHIFT + spacja – zaznaczenie całego wiersza
• *CTRL + spacja *– zaznaczenie całej kolumny
• CTRA + A – zaznaczenie całego arkusza
• *PAGE UP/ PAGE DOWN *– przewijanie arkusza w górę/ w dół
• CTRL + PAGE UP/ PAGE DOWN – przechodzenie między arkuszami
• CTRL + SHIFT + = (znak równości) – jeśli zaznaczymy cały wiersz lub kolumnę to tym skrótem możemy wstawić nowy (wiersz lub kolumnę)
• CTRL + - (minus) – jak powyżej, tylko że tym razem usuniemy wiersz lub kolumnę
• F2 – pozwala na edytowanie komórki (bez podwójnego kliknięcia)
• CTRL + ; (średnik) – wprowadza do komórki aktualną datę

Metody wprowadzania daty i czasu. Dzięki tym formułom wprowadzisz datę i godzinę, które na bieżąco będą się aktualizowały:

=TERAZ() – wprowadza bieżącą datę i godzinę

*=DZIŚ() *– wprowadza tylko bieżącą datę, bez godziny

Excel może też wykonywać działania na datach. Możemy na przykład obliczyć, ile dni jest pomiędzy dwiema datami. Wystarczy odjąć od siebie dwie komórki zawierające daty. W podobny sposób możemy dodać dni do daty.

Dzięki funkcji =DNI.ROBOCZE możemy policzyć, ile jest dni pracujących pomiędzy datami. Ta funkcja bierze pod uwagę tylko weekendy. Jeśli chcemy też uwzględnić święta, musimy podać je jako trzeci argument funkcji.

Excel może wygenerować losowe liczby. Aby to zrobić użyj formuły =LOS(). Dzięki niej w komórce pojawi się losowa liczba między 0 a 1. Możesz określić zbiór z jakiego program ma wybrać liczby. Funkcja =LOS.ZAKR(1;100) wygeneruje losową liczbę z przedziału 1 i 100. Pamiętaj, że tak wygenerowane liczby będą zmieniać się przy każdej zmianie w arkuszu.

Nie wszystko musisz wpisywać ręcznie. Excel może wypełnić za ciebie niektóre wartości. Jeśli musisz wpisać w komórkach kolejne daty, wystarczy że wpiszesz pierwszą, następnie zaznaczysz tę komórkę i przeciągniesz w dół, trzymając za plusik w dolnym prawym rogu komórki. W ten sposób możesz też wypełnić komórki dniami tygodnia lub miesiącami.

• Trzykrotnie kliknij, aby zaznaczyć cały akapit
• *CTRL + klik *– zaznacz całe zdanie
• Trzy znaki minus (---) i ENTER narysują poziomą linię
• *CTRL + = *(znak równości) – sprawi, że wyraz zostanie zapisany w indeksie dolnym
• *CTRL + SHIFT + = *- to indeks górny
• CTRL + SHIFT + . *(kropka) – zwiększa rozmiar czcionki, a *CTRL + SHIFT + , (przecinek) go zmniejsza
• SHIFT + F3 – każde użycie tego skrótu zmienia sposób, w jaki zapisany jest wyraz (wszystkie małe litery, wszystkie wielkie, pierwsza wielka reszta małych)
• CTRL + strzałki – przesuwa kursor o całe wyrazy
• CTRL + SHIFT + strzałki – zaznacza całe wyrazy
• *CTRL + BACKSPACE lub DELETE *– usuwa całe wyrazy.

Jeśli chcesz zapełnić stronę dowolnym tekstem, pomoże ci funkcja =rand(). Wpisz ją i wciśnij ENTER, a pojawi się losowy tekst. Funkcja ma też dwa argumenty. Po wpisaniu *=rand(2,5) *i wciśnięciu ENTER pojawią się dwa akapity po pięć zdań.

Aby to zrobić, otwórz dokument, kliknij Plik *, a potem *Ochrona Dokumentu i Szyfruj przy użyciu hasła. Teraz pojawi się okno, w którym musisz dwukrotnie podać swoje hasło. Od teraz za każdym razem otwarcie dokumentu będzie wymagało podania poprawnego hasła.

Word może w łatwy sposób porównać dwa dokumenty i wskazać nam różnice. Jest to pomocne, jeśli ktoś sprawdzał nasz tekst i nanosił na niego swoje poprawki. Aby to zrobić otwórz dowolny (nawet pusty) dokument. Idź do zakładki Recenzja, wybierz opcję Porównaj, następnie znów Porównaj i wybierz dwa dokumenty, które chcesz zestawić. Różniące się fragmenty będą zaznaczone na czerwono.

Jak szybko zapisać wszystkie zdjęcia w dokumencie jako osobne pliki? Otwórz dokument, wybierz opcję Plik, następnie Zapisz jako i w oknie* Zapisz jako typ: wybierz opcję Strona sieci Web.* Teraz w miejscu, gdzie zapisałeś plik, pojawią się osobno zapisane pliki graficzne.