Masz do załatwienia sprawę w urzędzie? Oto sposób, aby nie stać w kolejkach

Dla wielu osób wizyta w urzędzie kojarzy się z kolejkami i długimi godzinami spędzonymi w oczekiwaniu na załatwienie swojej sprawy. Jest to często jeden z głównych powodów, dla których odwlekamy wizytę i załatwiamy wszystko na ostatnią chwilę. Jest jednak sposób, aby sporą liczbę spraw urzędowych załatwić z całkowitym pominięciem kolejek. Co więcej, nie będziecie nawet musieli wychodzić z domu.

Do założenia konta potrzebny nam jest dowód osobisty i komputer z dostępem do internetu. Na stronach http://epuap.gov.pl znajduje się stosowny formularz rejestracji. Po założeniu konta musimy następnie wystąpić o tak zwany „Profil zaufany”. Profil zaufany to nasz cyfrowy podpis, dzięki któremu urzędnik wie, że to właśnie my wysłaliśmy dokument. Podczas jego zakładania dostaniemy SMS-em lub mailem specjalny kod weryfikacyjny, który należy podać na stronach ePUAP. Musicie pamiętać, że podanie kodu to jednak za mało. Nie ma nigdzie jasnej informacji, że po jego akceptacji trzeba jeszcze raz wybrać opcję „wyślij” – inaczej wniosek nie zostanie zarejestrowany w bazie. *Po jego weryfikacji otrzymamy wiadomość, że możemy udać się do specjalnego punktu potwierdzającego. W takim punkcie (lista miejsc dostępnych w całym kraju znajduje się na stronach ePUAP) nasze dane zostaną porównane z tymi, które mamy wpisane w dowodzie osobistym i w ten sposób zostanie potwierdzona nasza tożsamość. *Tutaj czai się kolejna
niespodzianka. Warto przed wybraniem się do punktu potwierdzania (np. Urząd Pocztowy, Urząd Skarbowy, oddział ZUS itp.) sprawdzić telefonicznie, czy rzeczywiście uda się nam tego dokonać w danym miejscu. Próbując potwierdzić profil zaufany natknęliśmy się na sytuacje, gdzie wskazana placówka niby go potwierdza, ale tak naprawdę, od kilku miesięcy nie ma na tym stanowisku zatrudnionego pracownika. W innej placówce odpowiedzialny za potwierdzanie pracownik był akurat na urlopie i nikt nie mógł go zastąpić. Samo potwierdzanie trwa już jednak chwilę. Od tej pory możemy w pełni korzystać z platformy ePUAP.

Korzystanie z systemu ePUAP nie jest trudne, wymaga jednak trochę samozaparcia. Nie wszystko jest tam logicznie rozplanowane i ułożone. Na próżno też szukać przykładowych wzorów dokumentów i porad, jak poprawnie złożyć wniosek. Nie zawsze udaje się również w prosty i przyjazny sposób odnaleźć właściwą instytucję. W skrócie działamy w następujący sposób: wybieramy rodzaj sprawy, którą chcemy załatwić, instytucję do której się zgłaszamy i wpisujemy treść naszego pisma, lub dołączamy gotowe dokumenty z dysku. Na końcu podpisujemy elektronicznie przesyłane dokumenty i gotowe! Musimy jednak pamiętać, że w niektórych przypadkach i tak będziemy się musieli udać do urzędu. Choćby dlatego, że np. dowód osobisty nie zostanie wysłany do nas pocztą i musimy go odebrać osobiście. Cała platforma to jednak ogromne ułatwienie dla obywateli, wyraźnie skracająca czas załatwienia sprawy w urzędach państwowych.

Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji, które jest odpowiedzialne za platformę, zrobiło jednak obywatelom małego psikusa. Aby założyć profil lub podpisać dokument „Profilem zaufanym”. wymagana jest obsługa oprogramowania Java. Java to przestarzała technologia, a do tego niezbyt bezpieczna. Jej obsługę zablokowano w najpopularniejszej przeglądarce w Polsce – Chrome. Są duże problemy z obsługą Java w przeglądarce Internet Explorer (z racji bezpieczeństwa), a przeglądarka Opera wyświetla komunikat, że obsługa tej technologii zostanie niedługo wyłączona. Jedną z nielicznych przeglądarek, z których da się w pełni skorzystać z platformy ePUAP jest dziś Firefox.

Zadaliśmy pytanie Ministerstwu dlaczego zdecydowano na się na technologię Java. Otrzymaliśmy odpowiedź, że założenia techniczne platformy zostały uzgodnione i zaakceptowane w roku 2013. kiedy to Java była wspierana przez znakomitą większość przeglądarek internetowych. Rzecznik MAC poinformował nas, że Ministerstwo rozważa zmiany, tak aby ułatwić korzystanie z całego systemu. Planowana jest także docelowa rezygnacja z apletów Java przy podpisywaniu dokumentów. Zanim to jednak nastąpi musimy zwrócić uwagę, z jakiej przeglądarki internetowej korzystamy podczas korzystania z ePUAP.

Pojawiają się też problemy z UPO (Urzędowe Potwierdzenie Odbioru). System powinien automatycznie wygenerować dla nas potwierdzenie, że nasz dokument wpłynął do urzędu. Niestety, nie zawsze tak się dzieje. Wysłaliśmy pismo do Urzędu Lotnictwa Cywilnego w Warszawie, na które nie otrzymaliśmy zwrotnie UPO. Po telefonicznym sprawdzeniu okazało się, że mimo tego nasze pismo dotarło i został mu nadany oficjalny bieg. Jeśli nie otrzymacie UPO warto upewnić się telefonicznie, czy urząd na pewno otrzymał nasze dokumenty.