Google Workspace w nowoczesnej firmie – sprawdzamy funkcje systemu

Rok 2020 był przełomowy dla sposobu, w jaki firmy zaczęły postrzegać zdalny i hybrydowy model pracy. Choć zarówno właściciele firm, jak i specjaliści ds. HR już od jakiegoś czasu zastanawiali się, jak powinna wyglądać praca przyszłości, pandemia sprawiła, że konieczne było dużo szybsze znalezienie odpowiedzi na to pytanie. Jak więc w dzisiejszych czasach powinny zachować się firmy, które nie chcą pozostać w tyle?

Google niedawno opublikowało raport, z którego wynika, że firmy, które chcą być konkurencyjne na rynku pracy, powinny umożliwić członkom swojego zespołu wykonywanie obowiązków służbowych z dowolnego miejsca i zapewnić im dostęp do narzędzi, dzięki którym możliwe będzie maksymalizowanie rozwoju przedsiębiorstwa. Realizację obu tych strategii umożliwia przeniesienie pracy do chmury, z użyciem takich narzędzi, jak te, które składają się na pakiet Google Workspace.

Google Workspace to zestaw programów, wśród których znalazły się między innymi: poczta z adresem we własnej domenie (Gmail), od 30 GB do 5 TB miejsca na dysku w chmurze (Dysk Google), aplikacje biurowe (Dokumenty, Arkusze, Formularze, Prezentacje), Kalendarz oraz programy ułatwiające komunikację (Chat, Meet, Spaces).

Usługa została stworzona jako rozwiązanie typu all-in-one, gdzie wszystkie wymienione powyżej narzędzia dostępne są w ramach jednej wygodnej subskrypcji. W zależności od potrzeb i rozmiaru przedsiębiorstwa, użytkownicy mogą wybrać spośród czterech planów abonamentowych: Google Workspace Business Starter, Business Standard, a także Google Workspace Business Plus oraz Enterprise. Ceny abonamentów zaczynają się już od 27 zł miesięcznie dla każdej wykupionej licencji.

Google oferuje swoim klientom wiele innowacyjnych i zaawansowanych technologicznie rozwiązań. Nie zawsze jednak jest w stanie w wystarczającym zakresie wesprzeć niewielkie podmioty, działające na lokalnych rynkach. I właśnie dlatego firma stworzyła na całym świecie sieć krajowych partnerów. Podmioty o zweryfikowanych kompetencjach i wiedzy na temat rozwiązań chmurowych zyskują status Google Cloud Partner.

Na polskim rynku przykładem przedsiębiorstwa zajmującego się wdrażaniem Google Workspace, jest FOTC.com z siedzibą we Wrocławiu. Podejmując współpracę z FOCT można otrzymać lepszą cenę abonamentu, niż rejestrując się w usłudze bezpośrednio na stronie Google (zniżki oferowane są firmom, które planują wykupić przynajmniej 10 licencji i nie korzystały wcześniej z biznesowej wersji Google Workapce). Co więcej, bezpłatny okres próbny trwa tu 30 dni (w porównaniu z 14 dniami u producenta). FOTC zapewnia też swoim klientom szereg dodatkowych usług – np. migrację danych ze starego rozwiązania, wsparcie techniczne w trybie 24/7, szkolenia dla administratorów i użytkowników czy możliwość przeprowadzenia audytu bezpieczeństwa konsoli. Korzystanie z usług partnera to najprostszy i najtańszy sposób, aby przenieść się do chmury Google.

Przyjrzyjmy się funkcjom usługi, które sprawiają, że zespoły mogą działać efektywniej i bezpieczniej, przyspieszając przy tym rozwój swoich organizacji i zwiększając zadowolenie klientów.

W Google Workspace przedsiębiorcy mają dostęp do rozszerzonej wersji Gmaila, w ramach której możliwe jest utworzenie adresu w firmowej domenie (np. kontakt@nazwafirmy.pl). Co więcej, dla każdego konta można ustawić nawet 30 alternatywnych adresów mailowych (aliasów). Niezwykle skuteczne filtry antyspamowe pozwalają zaś skupić się na realizacji zadań, w miejsce przegrzebywania się przez mnóstwo niechcianej korespondencji.

To jeden z aspektów, który sprawia, że omawiany pakiet często porównywany jest z ofertą Microsoftu, a w sieci można znaleźć wiele porównań narzędzi Google Workspace vs Office 365. Mowa oczywiście o programach biurowych, do których użytkownicy mają dostęp w każdym abonamencie. Najczęściej w firmach wykorzystywane są:

• Dokumenty Google – aplikacja pozwala tworzyć i edytować pliki tekstowe.
• Arkusze Google – program wykorzystywany do obsługi arkuszy kalkulacyjnych.
• Prezentacje Google – narzędzie pozwalające tworzyć profesjonalne pokazy slajdów.
• Formularze Google – program, który służy do tworzenia ankiet oraz analizowania pozyskanych danych.
• Witryny Google – kreator prostych stron internetowych, często wykorzystywany do tworzenia wewnętrznych materiałów w firmie.

Wszystkie te programy dostępne są z poziomu przeglądarki, dzięki czemu nie trzeba instalować ich na firmowych urządzeniach. Pracownicy mają więc pod ręką wszystkie potrzebne im narzędzia tak długo, jak długo mają możliwość zalogowania się na swoje konto Google z poziomu dowolnego urządzenia z dostępem do Internetu.

Co więcej, stworzone pliki przechowywane są w chmurze, co sprawa, że wszystkie firmowe dokumenty może edytować w jednym czasie wielu członków zespołu. W programach biurowych można zostawiać komentarze dla współpracowników, dodawać sugestie dotyczące treści, a nawet omawiać informacje na wbudowanym chacie.

W zależności od wybranego planu, w Google Workspace dla każdego wykupionego konta, dostępnych jest od 30 GB do 5 TB miejsca na chmurowym Dysku Google. To miejsce, w którym można bezpiecznie przechowywać wszystkie firmowe dane, dzięki czemu pracownicy zawsze będą mieli dostęp do swoich dokumentów czy plików roboczych.

Jeśli chodzi o komunikację bezpośrednią, pracownicy mogą do tego używać komunikatora (Chatu) z funkcją tworzenia pokoi (Spaces). W skład Google Workspace wchodzi również narzędzie do wideokonferencji, czyli Meet. Wszystkie programy tworzące pakiet są ze sobą ściśle połączone.

Za przykład niech posłuży nam sytuacja, w której pracownik stworzył wydarzenie w Kalendarzu Google. Wszystkie zaproszone osoby otrzymają odpowiednie powiadomienie na swoją skrzynkę w Gmailu. Samo spotkanie może odbyć się przez Meet, gdzie przez cały czas uczestnicy wideorozmowy będą mogli wymieniać się informacjami na chacie. Jeśli organizator zdecyduje się nagrać spotkanie, to plik z zapisem rozmowy automatycznie trafi na Dysk Google, skąd organizator będzie mógł w kilka chwil udostępnić go wszystkim, którzy potrzebują dostępu do tych danych.