Trwa ładowanie...
Artykuł sponsorowany

Fakty i mity na temat podpisu elektronicznego w Twojej firmie

Podpis elektroniczny funkcjonuje w Polsce od ponad 20 lat i jest coraz częściej wykorzystywany w administracji oraz biznesie. Popularność e-podpisu cały czas rośnie, elektroniczne podpisywanie dokumentów to jedna z najczęściej podejmowanych przez Polaków zdalnych aktywności w 2021 r. Pomimo rosnącej liczby użytkowników wokół samego narzędzia oraz jego funkcjonowania narosło kilka mitów. Powstają one przede wszystkim w wyniku niezrozumienia i braku szczegółowego wglądu w definicję oraz działanie podpisów elektronicznych.

Share
Fakty i mity na temat podpisu elektronicznego w Twojej firmie
Fakty i mity na temat podpisu elektronicznego w Twojej firmie Źródło: materiały partnera
d2waqwm

Czym jest e-podpis?

Definicja e-podpisu mieści w sobie jego różne rodzaje w zależności od mocy prawnej poszczególnych typów: prosty, zaawansowany i kwalifikowany. Najbardziej uniwersalnym, posiadającym najwyższą moc prawną, jest podpis kwalifikowany. Jest to zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego. Jest to własny, osobiście złożony podpis funkcjonujący w cyfrowym świecie. Ma on taką samą ważność jak ten własnoręczny i identyczną moc prawną, tzn. może być stosowany do podpisywania oraz nadawania mocy prawnej dokumentom wszelkiego rodzaju, które występują w wersji elektronicznej. Podobnie jak podpis własnoręczny, kwalifikowany podpis elektroniczny jest jedyny w swoim rodzaju, ściśle powiązany z sygnowaną treścią i przypisany do konkretnej osoby fizycznej.

Krąży wiele opinii na temat podpisu elektronicznego. Jedni zdecydowanie chwalą sobie korzystanie z tego narzędzia, natomiast druga grupa, spotykając się często z nieprawdziwymi informacjami na temat e-podpisu, zakłada, że nie jest to rozwiązanie dla nich. Poniżej obalamy kilka najpopularniejszych mitów.

 SimplySign  materiały partnera
SimplySign Źródło: materiały partnera

MIT 1: Podpis elektroniczny znajduje zastosowanie jedynie w korporacjach.

FAKT: Podpis elektroniczny ma taką samą moc prawną, jak ten odręczny, a w każdym przedsiębiorstwie, bez względu na wielkość, branże czy ilość zatrudnianych osób, generowane są i przesyłane faktury, umowy oraz oferty handlowe. Firmy muszą wypełniać także zobowiązania formalne względem jednostek administracyjnych. Zaletą e-podpisu jest oszczędność, gdyż zyskujemy czas i redukujemy koszty związane z wydrukiem, wysyłką dokumentów oraz archiwizacją

d2waqwm

MIT 2: E-podpis jest wykorzystywany tylko w obszarze administracji.

FAKT: Podpis elektroniczny stanowi uniwersalną gwarancję i uwierzytelnienie przesyłanego dokumentu. Największe korzyści zapewnia on nie tylko w sferze e-Administracji, gwarantując wygodne, bezpieczne i szybkie przekazywanie dokumentów do ZUS-u, Urzędu Skarbowego, Krajowego Rejestru Sądowego czy UODO, ale i w kontaktach biznesowych. Można nim podpisywać umowy cywilno-prawne, handlowe, kontrakty, pełnomocnictwa czy sprawozdania. Co ważne, w przypadku skorzystania z kwalifikowanego podpisu elektronicznego, taki dokument jest równie ważny, jak papierowy opatrzony podpisem odręcznym. E-podpis ma zastosowanie zarówno w działalności gospodarczej, jak i w życiu prywatnym. Katalog możliwości wykorzystania jest bardzo szeroki od kontaktu z administracją, poprzez biznes po użycie w życiu prywatnym. Dzięki podpisowi kwalifikowanemu każdy dokument, który funkcjonuje w formie papierowej, można przenieść do świata cyfrowego przy zachowaniu lub wzmocnieniu parametrów bezpieczeństwa i realizacji wymogów regulacyjnych.

MIT 3: Podpisem elektronicznym można podpisywać jedynie na komputerze i tylko pliki PDF.

FAKT: Z e-podpisu można skorzystać zarówno w telefonie, jak i na komputerze, laptopie czy tablecie. Na rynku dostępne są obecnie dwa rodzaje narzędzi służących do składania kwalifikowanego podpisu elektronicznego, który z mocy prawa jest uznany za równoważny podpisowi własnoręcznemu. Stąd, ze względu na technikę składania, rozróżniamy:


  1. e-podpis "mobilny" – składany na urządzeniach mobilnych lub komputerach stacjonarnych przy wykorzystaniu usługi SimplySign , jego użycie nie wymaga stosowania dodatkowych komponentów technicznych takich jak fizyczna karta i czytnik.
  2. e-podpis "kartowy" – składany przy użyciu fizycznej karty (np. wielkości takiej jak karta sim do telefonu) i czytnika kart (np. w wielkości pendrive) podłączonego do komputera.


Podpisem elektronicznym możemy podpisać pliki takie jak: tekstowe, arkusze kalkulacje, graficzne itd., do najczęściej stosowanych należą pliki w formacie pdf. Dodatkowo korzystając z e-podpisu, nie trzeba parafować każdej ze stron. Podpis elektroniczny złożony na dokumencie ma zastosowanie do całego dokumentu.

d2waqwm

MIT 4: Aby używać e-podpisu potrzebne są specjalne umiejętności techniczne.

FAKT: Złożenie podpisu elektronicznego jest tak samo łatwe, jak korzystanie z Blika czy zrobienie przelewu. Wystarczy do tego podstawowa wiedza z zakresu obsługi komputera czy smartfona. Aby skorzystać z e-podpisu, należy najpierw zainstalować aplikacje lub oprogramowanie, czyli dokonać standardowej czynności, jak w przypadku innych narzędzi. Natomiast samo opatrzenie dokumentu e-podpisem to zaledwie 3 proste kroki:

MIT 5: Podpis elektroniczny można łatwo podrobić.

FAKT: Podpisy elektroniczne nie mogą być powielane za pomocą kopiarki ani skanera, w przeciwieństwie do podpisów odręcznych, które zbyt łatwo można podrobić, kopiując lub skanując papierowy dokument czy obrysowując go za pomocą długopisu. Dodatkowo podpis elektroniczny zapewnia integralność – pewność, że nikt nie ingerował w treść dokumentu, a każda modyfikacja jest odnotowywana. Zapewnia także uwierzytelnienie nadawcy, dzięki czemu mamy wiarygodną identyfikację tożsamości osoby podpisującej dokument, czyli osoby, której imię i nazwisko widnieje w polu podpisu. Dodatkowym elementem zapewniającym bezpieczeństwo jest niezaprzeczalność, co oznacza uniemożliwienie wyparcia się określonego działania, w tym przypadku, złożenia podpisu.

Teraz gdy uzyskaliśmy jasny wgląd w mity i fakty dotyczące podpisów elektronicznych, mamy pewność, że jest to bezpieczne, legalne oraz łatwe w użyciu narzędzie. E-podpisy nie tylko pomagają w obniżeniu kosztów, ale także wprowadzają innowacje procesowe dla firm w celu poprawy produktywności. Dzięki przysposobieniu na dużą skalę tego rozwiązania możemy utorować drogę do przyszłości, w której papier nie będzie już potrzebny do dokumentacji biznesowej i administracyjnej. Podejście "paperless" powinno stać się podstawą pracy nowoczesnych oraz dbających o ekologię firm.

SimplySign - podpis elektroniczny zawsze tam gdzie Ty

SimplySign to mobilny podpis elektroniczny, który umożliwia złożenie podpisu na urządzeniu mobilnym, takim jak smartfon czy tablet, a także na komputerze. Można to zrobić poprzez przeglądarkę internetową lub dedykowaną aplikację na smartfonie czy tablecie. Podpisem elektronicznym SimplySign można podpisać każdy plik niezależnie od formatu w dowolnym miejscu i czasie.

d2waqwm

SimplySign to nie tylko oszczędność czasu, lecz również zmniejszenie kosztów. Nie trzeba drukować dokumentów, zostawiać pieczątek, wysyłać ich kurierem lub pocztą. Zaoszczędzony czas można wykorzystać na nawiązywanie kolejnych kontaktów biznesowych. Dzięki SimplySign z łatwością można załatwić wszystkie sprawy prywatne (np. kontakty z urzędami) oraz sprawy biznesowe. Pozwala na kontakt z Urzędem Skarbowym czy z ZUS-em, usprawni także przepływ dokumentów elektronicznych wewnątrz firmy.

SimplySign to mobilny podpis elektroniczny, który jest tak samo wiążący, jak podpis własnoręczny – nie tylko w Polsce, ale również na terenie całej Unii Europejskiej. Narzędzie zapewnia pełną integralność treści podpisywanego dokumentu. Dzięki SimplySign można podpisać wiele różnych rodzajów dokumentów. Wszystko to z gwarancją wygody i prostoty.  

Więcej informacji o podpisie elektronicznym na https://epodpis.asseco.pl/.

Artykuł sponsorowany
d2waqwm

Podziel się opinią

Share
d2waqwm
d2waqwm
Więcej tematów